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档案资料的管理、归档、借阅制度

为了规范公司内、外文件、各项资料的管理，确保各类档案

资料保管的规范有序和完整准确，提高档案资料查阅、使用效

率，明确工作职责，杜绝资料流失，特制订本制度。本制度适用

于公司各部门档案资料的规范管理。

一、各级档案资料管理

1、行政管理中心负责公司级档案资料的保管，各部门只负

责涉及本部门业务的档案资料的保管；

2、各级档案管理部门必须指定专人负责档案管理，切实做

好保密工作，严格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、

立目、归档等工作，确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及

时准确，以便于查找；

3、档案管理人员必须做好档案的“防火、防潮、防尘、防

盗”工作，定期对纸质档案进行整理，确保安全；

4、各级各类档案，一律采取纸质档案和电子档案保管同步

的方式，确保档案查阅快捷、准确。

5、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每

年年终据此进行整理、剔除。

6、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经

公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案

员永久保存。

7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方

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可办理调动手续。

二、档案资料分类

（一）法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的，或由公

司发行的各种标准、规章制度等。

（二）公司的重大决议。包括由公司党总支会议、董事会、

管委会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录

等。

（三）计划性文件。包括公司总体计划或规划、项目发展计

划、经营质量计划、营销计划、财务计划等。

（四）总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部

门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

（五）凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活

动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的

原始记录和文本。

（六）证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、

土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证和公司作品

获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

（七）汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件

资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报

或发布的各类文书资料。

（八）劳资人事资料。包括公司领导及下属各部门的人事任

命、调整，员工培训、工资审核记录，员工档案等相关资料。

（九）声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动

或政治、文体娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供

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的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、

录像资料、影片资料等。

为了规范公司内、外文件、各项资料的管理，确保各类档案

资料保管的规范有序和完整准确，提高档案资料查阅、使用效

率，明确工作职责，杜绝资料流失，特制订本制度。本制度适用

于公司各部门档案资料的规范管理。

三、各级档案资料管理要求

（一）行政管理中心负责公司级档案资料的保管，各部门只

负责涉及本部门业务的档案资料的保管；

（二）各级档案管理部门必须指定专人负责档案管理，切实

做好保密工作，严格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、

立目、归档等工作，确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及