持续筑牢档案安全防线.docx

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持续筑牢档案安全防线

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摘要：当前高校档案管理工作正在向数字化、智慧化迈进，在安全问题上除了传统档案管理中出现的安防、消防等问题外，在保障数字档案馆运行安全方面依然存在诸多风险和隐患。依赖于大数据技术的档案信息资源开发可挖掘出数据中的隐藏信息，使传统可利用的安全信息面临着泄密、盗取的风险，而利用过程中产生的大量用户数据如果未得到安全管理和保护，也存在个人隐私被窃风险，这一系列安全问题都急需一套行之有效的安全防护体系来支撑高校档案馆的运行和发展。

关键词：高校档案；档案安全；安全防护

一、高校档案馆安全现状与问题分析

1.硬件设施不到位。目前国内高校全力推进高水平大学的建设，如新建（扩建）校舍、增添高精尖设备，但在高校档案馆建设方面却普遍存在馆舍建设难、功能用房少、规划设计弱及空间利用不合理等状况。档案馆建筑是否设计合理、安防消防措施是否落实到位，均会严重影响档案实体安全。档案信息化建设是当前高校档案工作的重点，网络安全、系统安全、运行安全、数据安全则是档案信息化建设的关键，一些高校档案部门未能及时将档案信息化建设纳入到学校信息化发展、智慧校园的总体规划中，所需的硬件基础设施如数据中心机房及相关设备、网络基础设施等难以部署到位。

2.信息管理制度和标准实施难。海量的档案信息资源的管理无论是归档、保管还是利用，任何一个环节均有可能出现病毒入侵、数据丢失或泄露等风险，面临新的安全管理境遇。《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价方法》等诸多标准、制度和办法已陆续出台，所涉及的系统建设、身份认证、智能检索、电子签章、操作跟踪、信息加密等新技术，其标准、规范和要求均大大超出传统档案工作范畴，有些必须跨行业、跨部门合作才能完成，高校档案部门相对边缘的现状使这些制度和标准的实施难度加大。

3.信息技术专业人才缺乏，档案工作人员知识更新慢。高校档案馆管理机制、工作方法、技术手段均已全面革新，档案工作者如思想观念不转变，技术能力不提升，现代档案安全管理亦无从谈起。专业人才的投入是众多高校档案馆建设的瓶颈：一是信息技术专业人才紧缺，档案管理系统的开发应用、电子文件归档平台的建设、数据中心机房的建设及安全维护等一系列核心工作，均需要既熟悉高校档案管理特点、流程，又能全面深入了解数字档案馆建设各项需求的专业技术人才。高校人才引进偏重于教学科研一线岗位，加之社会各界对档案工作的传统偏见，较难吸引相关专业人才。二是档案馆工作人员的知识更新慢，对于新事物、新形势缺乏敏锐观察，极易导致档案馆运行管理中各环节的安全问题。

二、高校档案馆安全保障的范畴和要求

1.档案实体安全。档案实体安全一直是档案工作的重点。信息技术的更新换代使得高校档案不仅有文书档案、声像档案、实物档案等传统档案载体，还包括电子档案冷备份所需的磁盘、光盘等存储介质，所以档案实体安全需考虑的因素包括：一是馆库的安全，即是否充分考虑各种载体尤其是特殊载体档案的保管要求，建设符合档案保管要求的标准库房，采用合适的档案装具等；二是保管环境的安全，即如何有效防止各种介质档案的破损、褪色、霉变，磁盘光盘能否持续可读；三是档案利用安全，即如何采取有效措施避免因利用率高人工反复翻阅或多次复印的档案利用行为对档案原件造成的伤害，以及如何避免一些不得不借出原件的档案存在弄脏、损坏甚至丢失的风险。

2.档案信息系统安全。成熟的网络信息技术给高校档案工作带来新的变革，现代档案管理离不开完善的档案信息系统。档案信息系统安全包括档案信息管理系统、档案信息服务系统和档案办公系统等三类信息管理系统的安全。

3.人员安全。档案馆人员安全范畴涉及以下三类：第一类是档案馆各业务工作管理人员。第二类是建设档案信息系统外包项目技术人员。三类是档案服务利用对象。

三、高校档案馆安全保障体系的构建

1.档案安全责任体系。确保档案安全是所有档案工作人员义不容辞、不可推卸的责任。高校档案馆所面临的管理安全、信息安全不仅责任重大，要求也更为复杂和严格，需构筑行之有效的安全责任体系。如制定岗位安全责任制，划分责任区域，落实到人；设置各工作环节中的人员职责及权限，保障档案访问与利用安全，确保人员更换时及时调整；建造思想防线，定期对档案管理人员进行培训，学法守法，加强安全意识、风险意识教育，严防私自篡改档案、编造档案、擅自使用未开放档案等乱象，杜绝“无知犯法”的情况发生；加强对档案数字化外包服务人员的管理，与相关责任人签订保密协议，将可能发生的风险提前做好预案等，使档案和档案人员始终处在一个安全、舒适、和谐、可靠的体系中。

2.档案安全制度体系。安全制度体系建设是档案安全的基础工作，包括三个层面：一是组织保障体系，在学校层面设立由主管校领导为负责人的学校档案