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深圳市企启信息科技有限公司
记录控制程序
文档编号：HYK-MS-202
版本信息：V1.0
创建人：信息安全与隐私安全小组
审核者：周静
批准人：黄伟
编制日期：2022年5月10日
批准日期：2022年5月10日
文件变更记录
版本
变更描述
日期
修订人
批准日期
批准人
V1.0
初始版本，文档建立
2022年5月10日
周静
2022年5月10日
黄伟
目录
TOC\o1-3\h\u156091.目的 4
64332.范围 4
236323.职责 4
211884.相关文件 4
68055.程序 4
163945.1记录的标识 4
75835.2记录的保管 4
33185.3记录的查阅 5
43225.4记录的销毁 5
42816.记录 6
1.目的
为确保对记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置实施有效管理，特制定本程序。
2.范围
本程序适用于本组织证实管理体系符合要求和有效运行的记录管理。
3.职责
行政部负责记录的管理。
4.相关文件
《HYK-MS-201成文信息控制程序》
《HYK-MS-209信息系统设备设施管理程序》
《HYK-MS-221重要信息管理及备份控制程序》
5.程序
5.1记录的标识
5.1.1要求
记录文件的标识按《HYK-MS-201-S01文件编写规范》进行。
5.1.2标识
记录应有追溯标识（如流水号），追溯标识由各职能部门确定。
5.2记录的保管
5.2.1保管形式
纸质记录由各保管部门按规定存放于文件夹/文件柜中。
电子记录由各保管部门以电子档的的形式保存在服务器上或可移动介质上，同时执行《HYK-MS-201成文信息控制程序》和《HYK-MS-209信息系统设备设施管理程序》的相关规定。
对保管场所的环境，本程序没有特别指定，由各保管部门考虑记录媒体的特性做适当处理。
5.2.2备份要求
以电子媒体保管的场合，为预防意外，需做适当的备份。备份的安全要求执行《HYK-MS-221重要信息管理及备份控制程序》。
5.2.3记录保存要求
行政部应建立统一的《HYK-MS-202-R01记录清单》，明确规定保管记录类别、记录保存期限等。记录的保存应符合有关法律法规的要求，保存期限应符合《HYK-MS-202-R02记录分类与保存期限清单》中的相应的规定。
5.3记录的查阅
5.3.1权限
因工作需要，借阅其他部门的秘密记录，应获得记录保管部门经理授权后方可借阅，并填写《HYK-MS-202-R03记录借阅登记表》，留下授权记录。
5.3.2控制
借阅者在借阅期内不得改动记录,借阅完毕后,保管部门经理删除其访问阅读权限。
5.4记录的销毁
5.4.1废弃
超过保管期限的记录，应填写《HYK-MS-202-R04记录销毁记录表》，经管理者代表批准后，由保管部门作为秘密文件处理废弃。
电子版敏感信息的清除，应执行《HYK-MS-221重要信息管理及备份控制程序》。
记录的废弃应采用安全可靠的处置方法（如书面记录采用粉碎方法、电子媒体按《HYK-MS-209信息系统设备设施管理程序》的相关规定处理），处置记录应予以保存。但若保管部门认为必要时，仍可继续保管超出保管期限的记录。
6.记录
《HYK-MS-202-R01记录清单》
《HYK-MS-202-R02记录分类与保存期限清单》
《HYK-MS-202-R03记录借阅登记表》
《HYK-MS-202-R04记录销毁记录表》
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