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基于信息化时代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用

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胡凤燕

摘要：随着电子信息技术的不断发展与进步，档案管理也开始从传统的纸质档案向信息时代的新生电子档案过度与发展。但是，由于目前国内的电子档案管理起步较晚，仍然处于一个发展与探索阶段，对于新生电子档案管理的应用还处于研究阶段，传统档案向电子信息档案管理模式过度的过程中主要的侧重点还不明确，缺乏指导的相关理论。本文就以新生电子档案的利用与传统档案之间的差异与优缺点展开分析，论述了如何合理利用好传统档案与新生电子档案。

关键词：信息化;传统档案;新生电子档案

档案是社会各界以及不同行业发展的重要依据，档案管理工作涉及到社会发展的全部信息内容，每个记录在档的档案都需要相关的档案管理部门进行管理，实现档案管理的充分利用。但是，目前大多数的档案管理部门还采取传统的管理方式，这样就会在档案管理工作中出现一些问题，导致传统档案的管理工作无法得到有效的保存。随着电子信息技术的发展与进步，合理应用信息化手段改善传统的档案管理工作，有效解决传统档案管理存在的问题，从而实现了对档案管理工作的高效发展。

一、传统档案管理与新生电子档案管理的内涵

1.传统档案管理的内涵

传统档案管理主要是通过纸质文件的形式对文档与材料进行存储与记录，这些纸质文件的内容包括着相关个人、团体的基本信息以及学术研究的成果，历史文化的记录，对于社会发展与国家进步都有着重要的记录价值。

2.电子档案管理的内涵

电子信息档案管理主要的管理形式通过电子的形式对科研材料与个人信息进行保存。这些电子信息可以通过电子计算机进行存储、分类、保存。主要的信息传播的途径与方式就是通过互联网。

二、传统档案与新生电子档案管理的特点

1.传统档案与新生电子档案管理的共同点

电子档案管理与传统的档案管理存在着三方面的共同点：第一，两者的基本原理存在着共通性，电子信息档案的管理是建立在传统档案管理的基础上，通过对传统档案进行信息化技术的有效整合与优化。电子档案管理的技术水平、管理模式、管理质量都高于传统的档案管理，但是两者的共通性仍然客观存在;第二，电子档案与传统档案的不可分割性，传统的档案管理主要的信息内容包括着社会实践、个人信息等重要的数据内容，这些数据有着很大的真实性，对电子档案的统计与管理工作也同样适用，也需要保证保存信息的真实性，传统档案资料与新生电子档案同样都需要保证保存信息的真实性;第三，电子档案管理扩大了传统档案的信息量存储，在传统档案管理基础上的新生电子档案管理实现了对容量的扩大，可以对各种不同的档案信息进行存储与分类，还可以通过互联网实现对资源与信息的共享，在对档案信息进行调取的过程中更加便利。此外，如果想对传统的纸质档案进行调取，还可以通过电子信息档案的记录进行查找，更加方面快捷。

2.传统档案与新生电子档案管理的差异

传统档案与新生电子档案管理虽然有一定的共通性，但是仍然存在着很大的差异，包括管理方式、保存方式、归档方式、归档时间、查询方式等差异。

（1）管理方式的差异

电子档案的本身就存在着很大的特殊性，可以实现对档案的一级管理。当档案管理操作人员在接受到一个档案文件以后，需要对档案进行分类与编号，每个档案的编号都是绝对唯一的，需要对档案的类型与主题内容进行标记;传统档案管理的日常工作量较大，在档案管理工作中需要对档案的类型、日期进行撰写才可以进行分类保存，工作量较大，档案存储环节复杂。

总而言之，电子计算机的普及与发展促进了新生电子档案的发展。此外，全新的档案信息保存通过电子计算机存储的方式也对传统的档案管理造成了冲击，主要的管理方式差异就是对保存媒介不同，一种是通过纸质作为媒介，另一种则是通过电子计算机作为信息存储的载体。

（2）保存方式的差异

新生电子档案在对档案信息进行存储的过程中需要通过电子计算机作为存储的载体，但是电子产品的老化以及电子计算机设备的更新过程中，很容易造成存储档案信息的丢失，从而影响了对档案存储的真实性与有效性;传统的档案管理可以有纸质信息的备份，大多数情况下不容易出现档案记录信息丢失的问题，也不会出现电子档案会被黑客入侵、病毒损害的风险问题。档案管理部门可以通过定期对电子信息档案进行纸质档案的打印作为备份，通过这样的一种方式可以有效的利用好传统档案管理与新生电子档案管理的有效结合，通过这样的方式可以有效的避免因计算机设备的老化或更新导致电子信息档案丢失的问题。

（3）归档方式的差异

传统的档案管理进行归档都是通过人工操作的方式进行归档，新生电子档案在进行归档的过程中需要通过电子計算机进行整理与归档，电子文件与档案的管理采用的计算机编程技术，内容即使被改变也很难被发现，特别是存储的一些关键信息被修改也很难被发现了。因此，导致了一些问题的出现，相关的档案管理与操作人员也很难发