大数据时代档案管理模式变化探究.docxVIP

?

?

大数据时代档案管理模式变化探究

?

?

卢霄雯

摘要：随着社会以及科学技术的进步，当代社会的发展已经不断趋向信息化。信息化社会的出现改变了人们的传统生活方式，给人们的工作也带来了影响。大数据时代的到来给企业单位管理档案方式提供了另一种可能，档案管理不再只是纸质信息的管理，还可以通过计算机技术实现网络档案的管理。信息时代使档案管理更加便利，但是也给企业档案管理提出了更加严格的要求，在大数据时代背景下企业需要完善档案管理系统，使企业之间不同类目的信息能够实现互通流转，本文将就大数据时代下档案管理模式变化做探究。

关键词：大数据时代；档案管理模式；对策

1大数据的概念论述

虽然目前国际层面对于大数据还没有一个官方具体概念定义，但是针对关于大数据的相关资料研究发现，大部分资料对于大数据的概念描述基本相同。大数据时代除了其代表性的数据信息量巨大以外，还包括数据信息的种类繁杂、层次丰富等。

大数据的主要特点有四个：数据体量巨大、处理速度快、数据类型多、数据价高，大数据并不是说数据量非常巨大达到TB及以上的才算，而是说数据量自身包涵的时间跨度上、速度上称得上为大数据，在这个意义上可以说，大数据并不单纯指的是数据数量庞大，而主要指的是在当代信息非常重要的时期怎样深入利用数据的价值。

在研究大数据时的重点不在于获取的数据库量有多大，数据系统有多庞大，而是在大数据库中我们可以提取到的有效信息有多少，有利于我们工作和生活、有价值的工具有多少，在利用数据时将大数据通过提取和分析变成小数据，才算是真正意义上发挥了大数据的优势。大数据的出现不是单纯的科学技术的革新，而是代表着由于科学技术的进步、计算机信息技术的发展，人们对于数据的利用程度更高，能够在某种程度上实现对数据的精确分析和深入研究。近年来，随着人们生活节奏的越来越快，对档案管理的要求也越来越高。企业档案管理建设需要做出创新变革以适应大数据时代带来的信息冲击，不断健全信息安全保护机制，实现良好的发展。

2档案管理存在的问题

2.1管理人员素质不高

目前受大数据时代的影响，国家和企业对于线上档案管理越来越重视，但是针对具体的档案管理工作其工作效率并没有明显提升，其原因主要是在参与档案管理的工作人员自身能力素质较低上。参与档案管理的工作人员自身素质直接影响管理工作的效率，但是目前大部分管理人员的业务水平不高。在线上线下档案的明细工作上，例如档案的分类和档案管理结果的反馈上明显出现能力不足，无法胜任的情况。在档案分类时出现分类错误或者反馈评价出现错误都会直接影响到受众获取资料的准确率，而档案管理出现问题会导致企业或用户无法获取明确的档案信息，影响企业发展。另外，观察目前档案管理工作人员工作状况后发现，部分档案管理工作人员缺乏管理档案工作所必备的专业知识，并且在思想认识上忽视自身工作的重要性，从而影响档案管理工作效率，在服务意识上也存在欠缺。

2.2管理制度不健全

档案管理工作的有序进行依赖于明确的管理体系，在实际管理工作中工作人员通过管理制度的章程和手续进行档案的有效管理。但是，目前大部分档案管理工作中，管理制度不健全、管理章程和手续含糊不清直接影响了档案管理工作的进行，管理工作缺乏系统、理论的方法指导从而导致档案管理效率低下。

2.3档案管理重视程度不够

档案管理工作效率低下除了受管理工作人员素质低和管理制度不健全的影响外，还受管理层的不重视影响。大部分企业在工作开展和部门性质划分中将档案管理工作视为工作中的附属品。进行档案管理工作时，部分机密文件被当做附属品掌握在普通工作人员的手里，并且其安全性和私密性也得不到保障，对企业发展产生了不良影响。

3大数据时代下的档案管理

3.1档案管理方式的转变

大数据时代的出现促使档案管理方式出现新的可能，传统的档案管理模式主要是对档案信息的保存，是对信息做整理后根据保密程度所做的特殊存储，传统档案管理着重点在于保存而忽视了档案利用的重要性，从本质上抑制了档案管理模式的创新。随着时代的变化人们开始重视信息的利用，自然而然档案的利用被人们注意到，人们对其使用意识提升后，档案信息开始成为重要的信息渠道，至此，档案管理工作由封闭的保存模式转化为开放性的管理模式。

档案管理模式方式的转变不仅仅是利用方式上的变化，还是管理空间上的转变。传统档案管理模式下进行档案管理的工作通常是在特定的办公室或场馆内，对于档案的归纳整理都在场馆内进行，而大数据时代下的档案管理可以在网络上实现管理，即虚拟化管理，新的档案管理模式已经不需要特定的现实空间来容纳资料，依靠数据挖掘等技术操作，人们可以直接在网络上通过档案查询来获取其需要的档案信息，档案的来源和服务对象不再受到现实条件的限制，在空间上即可实现全部操作。

3.2档案资源的控制程度发生变化

传统档案管理时代