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浅析大数据环境下档案管理工作的转型

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黄雪蓉

摘要：在信息化革命不断创新与发展的过程中，在互联网全球化普及的基础上，人们传统的生活与工作模式发生了一定程度的改变，与此同时我国的档案管理工作也发生了巨大的转变。随着时代变迁，我国逐渐步入了大数据时代，而在大数据时代的背景下，档案信息化管理体系逐步形成。本文从档案技术革新对档案管理工作转型的重要性入手，重点从档案工作自身及档案资源的应用出发论述了档案管理工作转型的必然性，进而提出了在大数据环境下如何抓住机遇促使档案管理工作进行转型升级。

关键词：大数据；档案工作；转型升级

档案管理工作历史悠久，随着时代的进步，档案技术不断革新，在很大程度上促进了档案管理工作的转型，档案管理已逐步从传统的纸质档案管理发展到现代数字化的档案管理。在大数据环境下，从人们对档案资料的利益上来看档案管理工作的转型有着时代的必然性，在这样的环境下，应该顺应时代的发展抓住机遇，从多方面入手不断地促进和推动档案管理工作的转型，实现档案信息化管理，使档案资料得到更加充分更加高效的利用，真正体现其价值。

1档案技术革新对档案管理工作转型的重要性

随着计算机和信息技术的发展，档案工作经历了从最初的计算机单机模式辅助档案管理，发展到通过信息网络帮助档案业务综合管理，再发展到当前以双套制管理为核心的档案信息资源管理的过程，技术的革新推动了管理手段的变革，促进了档案事业的发展。

第一阶段（从20世纪80年代末到1995年）：计算机技术刚刚应用于档案行业，以目录管理为主，主要是通过单机的方式对传统纸质档案进行管理。

第二阶段（从1996年到2005年）：随着计算机技术的不断发展，其在档案领域的应用越来越广泛，从单机发展到网络化的档案综合业务管理，从目录管理发展到全文管理，档案数字化逐渐发展，档案信息资源库的建设初见成果。

第三阶段（从2006年到2015年）：档案管理发展到以电子文件管理为主，能够借助网络实现档案资源的互通和共享，数字档案馆建设如火如荼。

在之前的几次技术革新过程中，主要是对档案的保存、管理以及提供档案服务等环节产生了较大的影响，而大数据的来临则将彻底颠覆传统档案的管理模式。由于大数据与档案的紧密联系，它比前面几次技术革新更加契合档案工作的需要，能够帮助完成档案从收到存到管到用的一系列工作，尤其是对于档案数据的开发与利用，有着得天独厚的优势。

2大数据环境下档案管理工作转型的必然性

从档案工作来本身说，目前的档案工作除去实体档案的保存工作以外，其他大部分都属于信息处理的范畴，借助大数据，能够帮助我们更好更快地解决档案工作中的问题，所有的信息处理环节都可以自主实现。我们可以利用大数据信息处理技术，实现档案的自动存储，将电子文件直接分类归档，将纸质文件中的数据进行自动提取转变为电子数据，接着通过大数据实现电子文件的鉴定和分类，并提供档案智能检索服务、档案信息定制服务、档案信息决策服务、档案信息跟踪与推送服务等，所有的流程都不需要人工的干预，可以减少大量的人力物力。同时，机器完成工作的准确率和效率都是人工无法比拟的，通过这些技术手段解决传统纸质档案在档案管理工作中所存在的弊端。

从档案资料的应用来说，传统的档案大部分是纸质档案为主，而在当今大数据时代背景下，对档案资料的应用已不再仅仅局限于以往的翻阅纸质文档，而通过在互联网搜查电子文档攫取档案信息将成为时代的主流，这也充分体现了我国档案信息化建设的飞速发展。据了解，全国目前已有10多家单位的数字档案馆系统通过了国家示范数字档案馆测试，多家单位通过了国家示范数字档案室评价。但同时，仍有不少省级档案部门没有按计划接入国家电子政务内网，仍有很多信息系统在‘孤立运行。这在一点程度上限制了档案资源的互通共享。国家档案局局长李明华在京召开的全国档案局长馆长会议上表示，“下一步，我们要逐步实现档案部门与其他部门之间的互联互通，逐步实现由政务信息的互通到业务数据的互通再到档案数据的互通，最终实现对包括政务信息、业务数据等在内的各类电子文件的在线归档、在线移交接收、在线利用，彻底打破档案部门‘信息孤岛的状态”。由此可见，档案工作的转型已是大势所趋，我国档案工作要应势而动、乘势而为，加快转型升级，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化。

从档案资料的利用价值来说，陈旧的档案管理机制落后于时代发展，不利于单位管理工作效率的提高，因而不能更好的体现其自身价值。大数据环境下，各类信息数据迅速增加，信息化的管理模式能进一步挖掘档案的价值，真正发挥档案的作用。大数据技术发展到现在已经比较成熟，其算法和分析工具的门槛都越来越低，掌握大数据技术的公司越来越多，而数据的意义就更加凸显。档案管理工作已不仅仅是对庞大信息数据的归纳整理和储存，最重要的是要用科学、专业的方式对信息数