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浅谈信息化条件下如何改进档案管理工作

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李春君

[摘要]如今，信息化时代迅猛发展。我们的工作方式，生产形势，市场经济都将发生天翻地覆的变化。大量信息产生价值的总和形成了信息化。无论是在生产工作，还是在日常生活中，信息发挥的巨大作用不言而喻。尤其是在企业生产中，信息资源是最为重要的。信息化的管理模式也为企业带来了便利从而使企业产生最大的经济效益。与信息化的管理模式相比，传统的管理模式并不适合数字化档案管理。所以，在信息化时代，企业大多采用电子档案管理工作，这种趋势也充分体现了社会的进步和发展。信息间的交换也为互联网的发展做出了巨大的贡献。

[关键词]信息化；档案管理；改进

近年来，随着电子信息技术的不断发展，电子档案管理已经成为了现阶段社会各个企业工作中的重要管理方式。传统的档案管理方式与信息化档案管理，在归档方式，归档时间，文件的保管方式上都有差别。

但两者都有各自的优点和缺点，而且两者有相通的部分。传统的档案管理工作并没有完全从社会上消失，信息化的档案管理工作也没有完全取代传统的管理方式，而是取其优点并恰当地融合自身的优势，特点，更好的帮企业完成档案管理。两者的共同存在加上现代化的电子技术对档案进行了更加全面，完善的整理。

1.档案管理工作从传统到电子信息化的转变

档案管理工作在企业中起着至关重要的作用。传统的管理方式就是利用纸张，录像等传统的功能对档案进行管理。这种管理方式略显笨拙，主要通过手工制作档案，不仅浪费时间而且过程十分繁琐。网络技术普及后，这种传统的档案管理方式渐渐被信息化的管理方式代替，随着社会的发展，各个企业对档案的管理工作有着更高的要求，传统的方式早已不能满足他们的要求[1]。而现代技术的发展，电子信息的快速传播成为了更加方便，更加完美的档案管理方式。为人们节约了大量的人力，物力，从而使信息化的档案管理方式成为炙手可热的现代化工作方式之一。信息化的档案管理方式也为信息间的交流提供了平台，让企业管理“更上一层楼”。

2.信息化的档案管理方式仍然存在的不足之处

2.1信息化档案的安全性以及管理者意识不强问题

安全问题是档案管理过程中的重点工作，如果不能有效地保证管理的安全性，后果是难以想象的。管理者在进行档案管理时起着领导的作用，但是有许多人对档案的安全问题不加以重视，有些领导也对保密工作意识薄弱，因此会发生丢失，泄露档案的状况。档案信息的安全性由两部分组成，包括信息载体的安全性以及信息传输的安全性。信息的载体主要有磁盘和光盘[2]，它们的性能并不稳定，可能出现的问题也很多。信息传输的过程给文档的管理工作带来了巨大的安全隐患，因为如果管理的不安全的话，它随时可能遭到黑客以及电脑病毒的攻击，并且这种攻击是无法预料到的，是未知的安全问题。

2.2技术人员的能力有待提高

现代化的档案管理工作需要的人才不仅需要专业的档案管理能力还应对现代化应用技术有着充分的了解和认识。但就当今社会而言，两者兼备的人少之又少。具备档案管理能力的人才对管理自然十分把握，但对现代化的科学技术并不是十分了解，他们的知识面比较窄，仅仅局限于管理文档方面，这对档案管理带来了弊端。有些能力良好的工作人员可能仅仅因为现代技术不够造成无法完成文档的管理工作。还有一些工作人员对信息化的现代技术掌握的比较好，但对档案的管理了解的比较少。他们能合理的应用现代化技术却在管理方面让人感到遗憾。

3.改善信息化的档案管理方式的方法及建议

3.1提高信息档案的安全性，实现档案管理的安全化

对于信息化的档案来说，其载体可能是光盘、磁带等不稳定的物品，这类物品可能会收到温度、湿度等一些物理因素的影响而导致档案失真，损坏等现象。虽然科技进步了，我们通过高科技手段可以将相关档案保存在电脑，U盘里，但是，黑客技术水平也在提高，并且电子档案易于拷贝的特性，其安全性令人担忧[3]。所以，为了保证档案的安全性，档案工作者应该将档案储存于安全性较好的电脑并将电脑存放于专业电子档案机房中，而记录在光盘中的档案，尽量选择一次性光盘或者具备只读状态的光盘最好，同时要注意储存档案的机房中要温度适宜，湿度适宜，以防止重要文件出现损坏。除此之外，还应当将档案进行备份处理，因为意外的发生是没有预兆的，做好相应的准备，也是提高电子档案的安全性的一种表现。

3.2加强档案管理现代化意识，加强人才的培养

档案工作的信息化需要通过现代化的设备来完成，而现代化的设备不能自己工作，需要具有一定的知识水平的人来操控。所以，这就要求进行现代化档案管理的工作人员必须具备相关的知识才能符合要求。为了提高档案管理者的意识，加强其现代化知识的培养[4]，可以从几方面进行：为了使档案管理者可以适应其信息化的变化，相关工作人员必须具有一定的专业水平和多元化的知识结构，可以将现代化技术与档案的管理进行很