浅议档案管理的信息化建设.docx

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浅议档案管理的信息化建设

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杨慎成

摘要：本文基于当前档案管理信息化建设的现状，就档案管理信息化建设中的一些关键问题如文档一体化、档案业务流程重组、档案资源的数字化以及人才队伍建设等进行了探讨。

关键词：档案管理；档案信息化；信息化建设

信息技术的迅猛发展为档案事业实现自动化、数字化、智能化提供了坚实的基础，档案管理信息化建设成为当前档案事业发展的大趋势。计算机、网络、大容量存贮介质等现代科技手段在档案管理中的应用，极大地改变了档案资源在收集、整理、保存、利用等各个环节的管理方式，对档案管理水平、档案服务水平的提高具有至关重要的促进作用。本文基于档案管理信息化建设现状，就档案管理信息化建设中的一些关键环节进行探讨，以期能够抛砖引玉、以飨大家。

1文档一体化工作在档案管理信息化建设中的重要意义

实现文档一体化管理是进行档案管理信息化建设的切入点和基础工作，是档案管理信息化建设至为重要的关键环节。但在当前很多单位的档案管理信息化建设中，并没有真正做好这项基础工作，对其重要意义缺乏清晰的认识，这在很大程度上影响了档案信息化建设的实际推进效果和质量。文档一体化工作不到位，其原因归纳起来主要来自两方面，一是现行的体制，文件处理和档案管理分属两个不同的部门或机构，职能范畴不同。文件处理主要由其职能部门负责登录、编号、分发、清退、归档等工作，移交后则由档案管理部门按流程负责其鉴定、分类、组卷、著录、利用等工作。在文档一体化过程中，多数软件将分属两个不同职能部门的工作进行了结合，本意是在文件处理阶段就将各类归档信息进行规范，为之后的档案信息化管理工作打下基础。但在实践应用中，很多文件处理部门对与其职能无关的归档信息处理并不重视，致使文档一体化工作的在最前端的实施效果大打折扣。二是文件处理与档案管理无法实现信息共享。由于文件处理与档案管理没有形成统一的标准，数据库在两个系统各自独立没有实现网络互联，使得“信息孤岛”现象较为严重，文档一体化只是在软件应用功能中具备，无法实现真正的信息共享，只是形式上一体化。

切实做好文档一体化工作，首先应将文件处理与档案管理统一形成一个有机的整体进行管理，然后在此基础上，将文件处理的各个环节如起草、审批、归档等纳入到文档一体化进程中。这就要求文件处理与档案管理部门在机构和职能上进行一定程度的整合，同时统一标准，规范流程，网络互联，建设从文件的生成、流转到归档、利用完整的综合办公系统平台。只有这样，才能有效实现文档一体化的建设目标。

2重组档案业务流程的以适应档案信息化管理要求

档案管理信息化是指以计算机技术、网络技术为依托，对原有传统人工作业为主的档案管理方式进行自动化集成管理的改造。在这一过程中，原有档案业务流程必然要为适应信息化环境而进行重组，如档案资料收集、管理方式的革新、档案信息检索与提供利用方式的变革以及档案指导、编研工作从有形实体向虚拟网络转变等。档案管理的环境在信息技术的支撑下得到了重建，传统的档案组织机构、业务流程、管理体系在新的环境下势必会有一个适应性的问题，所以在档案管理信息化建设中，一定要重视从管理理念到组织机构，从业务内容到业务流程的重组，以适应信息化管理环境的要求。

首先来说，档案管理工作者要摆脱传统观念与思维的束缚，要认识到档案管理信息化建设对档案事业发展的重要意义，不要用固有的思维观念来指导档案管理信息化的建设，要勇于更新观念，让现代化的设施与技术发挥其应用的作用，而不是用现代技术来重复传统业务流程。其次，随着档案管理信息化建设的不断推进，档案的功能不断拓展，一些新的档案业务环节出现，档案部门要根据档案管理信息化建设中出现的实际情况来对组织结构进行适应性的调整再造，把以传统业务流程为基础的组织结构转变为以现代信息化业务流程为基础的组织结构，进而建立起一套以信息技术、网络技术为基础的与时代相适应的管理体制。第三，传统的档案管理工作以人工为主，分工细致、流程复杂，在很大程度上影响了档案信息利用与服务。档案管理信息化建设弱化了传统档案管理分工之间的界限，整合了传统工作流程的部分功能。档案部门应根据自身特点、规模和任务，对现有业务流程进行优化和重组，以适应信息化要求，充分体现网络环境下以信息服务为中心，以用户需求为导向的思想。

3科学合理的进行档案资源的数字化

档案资源的数字化是档案管理信息化建设的主要内容之一。在档案管理信息化建设过程中，很多单位花费大量的人力、物力和精力，不加区别地将所有馆藏原始档案资源进行数字化的转换，这种盲目的数字化资源建设是一种急功近利的行为，在很大程度上使档案管理信息化承担了巨大的风险。档案资源的数字化是档案管理信息化建设的基础工作，其重要性不言自明，但在具体的实施过程中，由于我国现阶段档案管理信息化还只定位于以纸质档案为主体，计算机