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会务服务工作制度

为加强会务服务人员管理,做好会务工作,提高会服务质量,做到周密、严谨、科学、高效、务实、节约,使会务工作科学化、规范化、制度化,特制定会务服务工作制度如下:?

?一、会务职责

?1.承担各类会议的会务工作；

?2.承担领导临时交办的工作。

?二、会务安排

?会务工作由常务副总负责具体安排,总经理负责督查。

?三、办会程序

确认承办会议工作后,应及时成立会务组,明确分工,一般划分为“文秘信息组,后勤保障组,车辆运输组”各小组工作职责如下:

文秘信息组工作细则

（1）会前准备工作

1.文秘信息组应明确主办单位,会议名称、内容、召开时间、地点、参会人员范围和人数。2.及时编制有关会议的各类时间安排表及会议文件。

3.及时编制会务服务预算表。

4.及时预定酒店,编制宾客入住计划,配合后勤保障组妥善安排宾客入住。

5.提前将相关信息告知其他小组负责人,以方便其他小组配合跟进、开展工作。

6.明确全部会务物资清单,明确各物资摆放位置,准备好U盘、文具、医药箱等全部会务物资。

7、文秘信息组主负责布置会场,具体包括:设置主席台领导座次；设置发言席；调试会场的话筒、音响、录音、录像、投影等设备；根据会议需要,设置笔记本电脑插座,保证信息通道畅通。

8、文秘信息组检查会场照明、通风、录音、空调等设施是否正常运行,发现异常及时报告。

9、邀请会议主办部门领导检查会前准备情况,查漏补缺。

（2）会中服务工作

1.文秘信息组应提前30分钟到达会场,做好各项准备工作。

2.协助后勤保障组维持会场秩序。配合后勤保障组进行茶水服务。

3、文秘信息组应好会议记录,包括拍照、录音、录像等。

（3）会后整理工作

1.文秘信息组做好各类数据,收集、整理、存档,做好每次会务工作总结。

2.清点、回收会务物资、协助后勤保障组清理会场。

后勤保障组

（1）会前准备工作

1.协助文秘信息组布置会场。

2.协助文秘信息组准备配齐全部会务物资。

2、摆放会议桌椅,根据会议承办单位要求,合理划分会场区域,摆放适量花卉。

3.负责茶杯摆放整齐、规范,茶水准备充分。

4、负责统筹安排各项餐饮工作,为参会人员提供优质的餐饮服务。?

5、需负责安排礼仪人员到机场、车站迎接参会人员,做好向导工作。

6.需负责安排礼仪人员引导客人入住酒店。

（2）会中服务工作

1.后勤保障组相关人员应提前30分钟到达会场,做好各项准备工作。

2、负责维持会场秩序,茶水服务原则上15分钟一次,?进行茶水服务时应步伐轻盈,面带微笑,操作规范。

（3）会后整理工作

1.清理会场,收拾茶杯、座牌,检查是否有参会人员遗落的物品,并及时上交主办部门领导或商务公司综合部。?

2.配合文秘信息组,清点、回收全部会务物资,

2、清洗茶杯,要求无污垢,无印记,并进行消毒。

3、清扫会场（大会议室通知并保洁人员清扫）,关闭空调,关好门窗。

车辆运输组

（1）会前准备工作

1.负责安排车辆,运输全部会务物资及工作人员到达指定会场,以便其他小组开展工作。

2、负责根据文秘信息组提供的安排表,调配车辆,派遣司机接送参会人员到指定酒店。

3、负责提前检查好车辆安全情况,做好车辆清洁工作,车上配备矿泉水、雨伞、纸巾。

4.提前熟悉会务相关往返路线。

（2）会中服务工作

?1.机动待命,做好临时紧急用车准备。

（3）会后整理工作

1.协助其他小组撤回全部会务物资。

2、根据文秘信息组提供信息,在客人返程时,将客人及时送达机场、车站。

四、会务服务人员基本行为准则

1.会务服务期间全部会务服务人员应着正式工作服,女士可画淡妆,仪表整洁、举止端庄、精神饱满。?

2.会务人员在接待参会人员时,应热情周到,谈吐得体,微笑服务,不得做出打断客人讲话等不礼貌行为。

3.坚守工作岗位,不得串岗、聊天。因公或因其他事务临时外出,须向会会务组组长请假报告,禁止擅自离岗。

4、会务人员要加强学习,提高自身修养,脚踏实地,乐于奉献,团结协作,富有良好的团队精神。

5.会务人员应严格遵守组织纪律,做好保密工作,不该说的绝对不说,不该问的绝对不问,不该看的绝对不看,一旦发生泄密事件,严肃处理。

6.会务人员要做好每次会议登记签到工作。

7、相关驾驶员务必保管配备车辆,严禁公车私用,严禁喝酒,注意休息,确保车辆安全行驶。

五、考勤制度

?会务人员必须按照规定的时间执行各项会务服务工作,坚守工作岗位,做到不迟到,不早退,认真负责地做好本职工作,有事需请假。考勤工作由文秘宣传组负责。

?1.未按要求准时到达工作岗位