浅谈住宅专项维修资金档案的管理及应用.docx

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浅谈住宅专项维修资金档案的管理及应用

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近年来，随着我国房地产业的蓬勃发展，人民群众住房条件的不断改善，物业管理精细化与规范化程度日益提升，人们对于住宅专项维修资金的重视度和关注度越来越高。1994年7月18日,国务院发布的《国务院关于深化城镇住房制度改革的决定》(国发[1994]43号)中首次提出了“维修基金”的概念。1998年12月,建设部、财政部发布了《住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法》(建住房[1998]213号),进一步明确了维修基金的缴纳主体、缴纳标准和权利主体等，构建了住宅维修基金制度。2007年12月10日,建设部、财政部以165号令发布的《住宅专项维修资金管理办法》将“维修基金”更改为“维修资金”,并进一步健全了住宅专项维修资金制度。住宅专项维修资金档案是住宅专项维修资金归集、核算、使用等管理工作的依据，不仅关乎住宅业主自身权益的维护和保障，更是涉及住宅维修养护和居住安全的一项利民之举。笔者作为住建部门基层单位档案管理人员，结合实际工作，就住宅维修资金档案管理及应用提出几点粗浅的看法和建议。

一、住宅专项维修资金档案的概念和特点

（一）住宅专项维修资金档案的概念。《住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法》(建住房[1998]213号)、《住宅专项维修资金管理办法》（建设部、财政部165号令）均未对住宅专项维修资金档案有一个清晰、明确、统一的定义,参考城建档案、房地产权属档案等概念，一般情况下，我们通常认为：住宅专项维修资金档案是住宅专项维修资金管理部门在商品住宅、售后公有住宅专项维修资金的交存、使用和监督管理等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、不同载体的信息记录。

（二）住宅专项维修资金管理档案的特点。住宅专项维修资金档案具有依法性、动态性、整体性的特点。

1.依法性是住宅维修资金档案的根本特点。住宅维修资金的交存、使用和监督管理活动应当遵循相应的法律法规和规范性文件，住宅维修资金档案的有无、保管的好坏、记载的准确和全面与否等直接关系到住宅所有权人的合法权益以及政府部门依法行政的效能效率。

2.动态性是住宅维修资金档案的重要特点。住宅维修资金一般都会经历“首期交存—使用—续交—房屋所有权转让—房屋灭失结算返还所有权人”的动态过程,且除了首尾两个环节外，其余环节均具有无序性、可逆性和重复性，这也决定了住宅维修资金档案的不断更新和变动。

3.整体性是住宅维修资金档案的显著特点。住宅维修资金是专门用于住宅小区共用部分以及共用设施设备在其保修期满后进行维修和更新、改造的专项资金，它的使用是建立在“共用”这一基础上，这一特殊定义也决定了每一户住宅维修资金档案不是割裂的、独立的,它们因共同记载和反映某单元、某楼幢、某小区住宅维修资金的交存、使用、监督管理等活动而构成了一个密不可分的有机整体。

二、住宅专项维修资金档案管理的作用和意义

（一）住宅维修资金档案是辅助领导决策的重要依据。作为维修资金管理部门，可以通过整理和分析维修资金档案，掌握和调控维修资金的使用，进一步加强资源整合，完善管理模式，为政府研究出台物业管理相关政策法规，提升行政管理效能提供参谋辅助作用。

（二）住宅维修资金档案是化解物业管理矛盾纠纷的有效凭证。当前，物业管理矛盾纠纷日益突出，其中较为显著的就是住宅维修资金的管理与使用。只有加强和规范维修资金管理，健全完善维修资金档案，才能做到有备无患，更好地化解业主、物业之间的矛盾问题，维护业主的合法权益。

（三）住宅维修资金档案是打通服务群众最后一公里的关键基础。随着人民群众物质文化水平的日益提升，对政府部门的服务要求越来越高，住宅维修资金在管理和使用等方面精细化、规范化、便民化的趋势越来越明显。住宅维修资金档案能为企业、群众等各方群体提供精细、准确的查询服务，也为提升政务服务水平、打通服务群众最后一公里夯实基础。

三、当前湘潭市住宅专项维修资金档案的现状和短板

湘潭市住宅专项维修资金管理均起步较晚。2004年7月16日，湘潭市人民政府令第6号颁布《湘潭市物业专项维修资金管理办法》；同年8月成立“湘潭市物业专项维修资金管理中心”，为原市房地产管理局下属正科级事业单位，核定编制4人，住宅专项维修资金管理工作正式启动。2013年5月21日，经重新修订后，湘潭市人民政府令第1号颁布了《湘潭市城区住宅专项维修资金管理办法》，住宅专项维修资金管理逐渐步入制度化、规范化的轨道。截至目前，湘潭市城区累计归集住宅专项维修资金25.718亿元，覆盖27.7412万户、2993.96万平方米。但随着管理制度的日趋规范、管理范围的不断扩大、归集金额的大幅增长,住宅维修资金档案管理与应用的发展步伐没有及时跟上形