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浅谈档案计算机检索的特点和过程

摘要随着信息技术的快速发展，计算机技术在人们的日常

生活与工作中发挥着越来越重要的作用，对于档案管理工作而言也

是如此。本文先对档案计算机检索的涵义进行了简单介绍，然后重

点分析了档案计算机检索的特点和过程，并在最后呼吁针对档案计

算机检索在存在的薄弱环节和问题进行整改与创新。

关键词档案计算机检索特点过程

档案计算机检索是以电子计算机作为检索设备，将档案信息以

二进制代码形式记录在磁性载体或光学载体上，由计算机检索软件

进行控制，对输入的档案信息进行整形、存储、输出、统计等操作

的一种检索。它与其他手工检索的差别在于档案检索系统是以计算

机作为检索设备，档案信息不是以汉字形式记录在计算机上的，而

是以计算机能识别的语言，也就是所谓的0、1形式的二进制代码

形式记录的。计算机检索是档案部门与用户互动的楔口。建立档案

计算机检索系统能充分提示和开发档案信息资源，将静态的“死”

档案转变成动态的“活”信息，并向社会各界提供利用，有助于推

动档案信息化事业的繁荣与发展。

档案计算机检索工作是一项专业面广、技术性强、难度大的信

息咨询服务工作，其质量控制受到诸多因素的影响，几乎每个环节

都对计算机检索产生作用。但对其起关键作用的因素主要是两方

面：硬件即数据库质量，软件即档案检索人员的综合素质。其中，

数据库是计算机检索系统中的信息源。数据库中存储的信息数量和

质量，对于检索系统性能的优劣具有决定性影响。查全率、查准率

是衡量检索系统性能的基本指标，也是决定用户满意度的关键因

素。

一、档案计算机检索的特点

档案计算机检索在检索方法、检索性能上与手工检索相比，具

有以下特点：

（一）信息储存量大，检索途径多

计算机具有一次输入、多次输出的特点。凡是输入计算机的检

索项目均可成为检索入口，产生众多的检索点。因此，在档案检索

时，既可以按单个著录项目检索，也可以将若干个著录项目组合起

来检索；既可以用人工语言检索，也可以用自然语言检索，有效地

提高了档案信息的检出率。

（二）检索速度快，检索效率高

由于计算机具有强大的数据处理能力，只要输入检索词即刻就

会得到检索结果，真正实现了“一索即得”，快得用秒、分来计算，

极大地提高了检索效率。特别是按专题批量查找档案材料，其快速

效果更为明现。

（三）检索灵活方便，检索质量高

由于计算机系统具有逻辑运算功能，检索词之间可以灵活组配，

以准确地表达档案主题概念，只要使用质量较好的软件，就能迅速

准确地检索到所需档案信息，有较高的查全率和查准率，较低的漏

检率和误检率，性能大大优于手工检索。

（四）检索方式新，音、像、意结合，直观生动

手工检索限于档案人员在现场使用目录索引查找档案，而计算

机检索则实现了目录索引检索与档案内容检索的结合，现场检索与

远程检索的结合，档案人员检索与利用者检索的结合，是一种全新

的检索方式。

（五）检索用户广

通过计算机网络，可以为分散的、远距离的合法用户提供联机

检索，不受时空和人数限制。

二、计算机检索系统的作业过程

计算机档案检索与手工档案检索的基本原理是一样的，都是由

存储与查找两部分组成，只不过在计算机档案检索系统中，通常称

为输入和输出。

（一）档案信息的输入

在档案检索系统的构建过程中，工作量最大、最难于完成的是

数据的采集与录入，建立起科学合理的数据库。

利用计算机完成档案信息的输入，可分为两步进行：

第一步，建立档案目录数据库。即对档案信息进行收集、加工、

著录、标引，生成检索条目，存入档案目录数据库。标准化是档案

信息著录标引的基本要求，这既是共享档案信息的需要，也是持续

建设档案目录数据库的要求。

数字档案著录与传统档案著录既有联系又有区别。其特点是著

录范围广、发挥作用多、著录周期长、实现手段全。

第二步，建立数字档案信息资源系统。通过著录标引生成的检

索条目与相应的数字档案信息挂接，形成目录数据库与全文、多媒

体等数据库有机联系的数字档案信息资源系统。

（二）档案信息的输出

利用计算机完成档案信息的输出，也可分为两步进行：

第一步，选择检索入口。根据用户的提问，进行具体分析，形

成检索词或检索词组合，输入计算机。