企业档案管理信息化研究.docx

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企业档案管理信息化研究

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李茹

摘要：在现代信息技术不断发展的过程中，为现代信息技术对企业档案信息资源收集、管理和使用提供了服务，基于信息化提高企业档案管理水平，为企业生产、经营与决策提供服务。以此，本文对企业档案信息化意义进行分析，重点讨论企业档案管理信息化的对策。

关键词：企业档案;档案管理;信息化

在信息化背景下，提高了企业的综合技术水平，对于企业档案管理的水平也具有一定的要求。传统企业档案管理具有部分问题与弊端，利用现代信息技术能够提高企业档案管理的质量水平，从而进一步提高企业档案的管理水平，此为现代企业档案管理发展的重点。那么，本文就分析了信息化对于企业档案管理的影响，并且对企业档案管理信息化发展中的主要对策。

一、企业档案信息化的意义

企业档案信息化要满足合理合法需求，使用科学管理方法的先进管理手段，通过网络平台、信息技术实现企业生产过程中所产生设计文档、公文、音像等档案信息的网络化、数字化，方便企业使用与整合。档案信息化的功能就是实现档案数字化加工，实现一系列包括处理转化、信息收集、存储归档等全过程，使档案具备实用性、可扩展性的特点，从而实现企业资源的共享，提高档案的使用率[1]。

企业档案信息化管理方式和先进技术相互结合，将网络作为主要平台，以此提供给企业部门精准数字信息和优质服务。传统档案模式是通过档案工作人员实现文件的手工管理、收集、备份与查阅，其他部门对资料查阅的时候，档案管理人员要以目录、编号等检索方式到档案库仔细的查找，费时费力。另外，纸质借阅会导致纸张遗失或者受损，尤其是对于铁塔、建筑等需要长期保存的档案，如果文件损毁或者缺失，就无法復原，对文档的保存工作是非常不利的。假如企业利用档案管理信息化的手段，录入数据就为电子文件，查询较为方便，并且不需要担心文件受到损坏，并且共享资源，最大化的使用档案[2]。

二、企业档案管理信息化的发展对策

（一）重视企业档案管理信息化

目前大部分企业对企业经济效益尤为重视，忽视了企业档案信息管理，无法将其摆到正确的位置中，在实际工作过程中只说不做，影响了企业档案管理的信息化发展。企业档案信息化管理能够使企业档案管理水平与效率得到进一步的提高，还是企业实现档案现代化主要手段，各企业要重视档案信息化管理，将企业档案信息化管理融入到企业发展主要行程中，从而提高企业档案信息化的发展步伐。

（二）完善企业档案信息化管理制度

要想提高工作效率，就要创建完善管理制度。在企业档案管理过程中，对企业档案信息化管理重视。只有企业档案信息化管理制度较为完善，对档案信息化管理的规范化、规范化进行保证。由于现代企业档案信息化管理并不被人们重视，导致缺乏完善制度和管理制度，无法有规可循、有法可依。为了能够解决此问题，企业档案管理部门就要实现完善管理制度的创建，对档案信息化管理进行明确，使档案管理人员意识得到提高，以此规范化的开展档案信息化[3]。

（三）提高档案管理人员信息化素养

使高素质档案管理人员和企业档案信息化的发展具有密切关系，档案管理人员不仅要具备专业档案管理至少，还要熟练的掌握计算机、网络、数据库等现代化的信息技术。企业对信息化管理培训力度重视，邀请专家到企业中开展讲座，并且通过优秀的档案工作人员到先进的企业中开展学习。在培训过程中结合现代信息技术，尤其结合档案信息化管理的信息技术培训。另外，档案管理工作人员还要能够牢记终身学习意识。因为信息技术在不断的发展，以此要求档案管理人员在工作过程中善于学习，并且使学习的信息技术在企业档案管理实践中使用，从而学以致用，提高企业档案信息化的应用水平。其次，企业还要根据自身的发展规模引进档案人员，招录具备信息技术与档案专业知识复合型人才，保证顺利开展企业档案信息化管理[4]。

（四）提高企业技术水平

企业档案信息化管理和过硬软件、硬件技术的支持具有密切管理。以此，就要加大硬件投入，积极的购置档案信息化管理需要的扫描仪、计算机、网络终端设备等，使企业档案信息化管理过程中需要的办公场所条件需求得到满足。其次，还要重视软件的投入，比如购买或者和软件开发机构联合实现满足企业自身需求的档案管理应用软件的开发，对企业办公自动化和档案信息化管理软件使用的整合。对企业档案信息化安全管理进行重视，做好物防、人防、技防等，并且实现档案信息数据备份，对档案管理软件系统进行定期的更新，实时开展计算机杀毒，积极使用数据身份认证系统，对企业重要档案信息安全进行保证。

更重要的就是企业档案信息的安全问题，在管理过程中，领导要实施企业档案工作的标准化、规范化，宣传企业档案工作要点，使各个部门都重视信息安全;提高企业档案管理人员的素质，使制度建设得到加强，从而强化档案工作人员对于信息安全与保密认知。在技术方面，定期的查毒并且扫描计算机，检查是否出现病毒，对档