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信息化在中小学档案管理的应用

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宋家胜

摘要：社会的发展，时代的进步，都离不开信息技术。由于信息技术的不断发展和信息技术的广泛应用，传统的数据采集，数据保存，数据处理已跟不上社会的发展需要。由于中小学档案管理要求的不断提高，显然传统的档案管理已不能满足其需要，因此，中小学档案管理信息化的实现已迫在眉睫。本文将在中小学档案管理现状、中小学档案管理实现信息化的优势、中小学档案管理如何实现信息化等方面进行简单表述。

关键词：中小学档案管理；信息化；中小学

这些年，从手机、电脑等一些电子产品的更新速度中不难看出时代的进步速度之所快，从明星的八卦新闻中不难看出，信息在这个网络发达的世界中占了多么重要的地位、也不难看出信息的共享性、速度性对于新闻爱好者是有多么大的吸引力。极具现代化气息的信息化普遍应用于中小学的档案管理中，不仅提高了档案的利用率，在一定程度上也简化了档案的管理方式，减轻了档案管理者的工作量，这在无形中推动了档案管理事业的发展，这也是档案管理改革的必然趋势。

1中小学档案管理的现状

1.1领导班子尚未意识到档案管理的重要性

在以往的档案管理中，学校领导尚未意识到学校档案管理的重要性，还单纯的认为只要把学生的成绩搞上去、把学校的教学目标达成，这就算管理好学校了，认为学校的档案管理应由档案管理部门来负责，然，并不知学校教学部门的教学资料等重要文件不能及时入档，造成文件的积压或丢失，对档案的完整性和安全性有多么大的影响。

1.2档案的管理方式过于传统

就拿“图书馆找书这一例子来说”我们去找书，并不知道这本书有没有被借走，或是图书馆是否收藏了这本书，我们只能在归类好的书架上一层一层的找，找到最后，才发现，图书馆没有这本书，或是这本书已经被借走了。如果图书馆实现了信息化，我们找书时就有了针对性，我们可以检索书名，得知有没有被借走，得知该馆有没有收藏这本书籍，当我们的检索结果有我们要找的这本书籍，我们就可以根据这个索书号，去对应的楼层，对应的书架去寻找，这样既节省了阅读者的时间，又提高了图书的利用率。仅仅这样，仍不能算是实现了信息化，如果没有建立无纸化电子档案和图像、声音、文字三位一体的立体化档案管理方式，还是无法从根本上解决档案管理的利用率低，档案管理困难等问题。随着信息技术的不断发展，电子文档这一新产物的出现，无形之中加大了档案管理人员的工作负担，当在不实现信息化的前提下。所以档案管理的信息化需要尽快得到解决。

1.3档案管理人员的管理水平不够高

学校的档案管理部门大多是由兼职人员或是文化水平不高的叔叔阿姨来管理，缺乏具有全日制档案管理专业毕业的高素质人才，缺乏既具备档案管理专业和通晓计算机专业知识的综合性人才。因此，在日常的档案管理中需要不断提高管理人员的管理水平，不断完善档案管理中的不足，要与现代化档案管理接轨，不断提高档案管理水平。

2中小学档案管理实现信息化的优势

2.1改变档案管理方式，提高工作效率

档案管理进入信息化和数字化后，改变了档案管理人员的工作方式，使其从繁杂的管理方式中解脱出来，将以往档案资料的收集、整理、立卷，归档等复杂手续逐渐改变，实现了档案管理的现代化、自动化，在一定基础上极大的提高了工作效率。

2.2改变档案管理方式，提高档案使用寿命

档案管理由一开始的纸质资料逐渐转换为电子资料，纸质资料对保存条件有较高的要求，藏储地点过于潮湿，过于干燥都不符合纸质资料的藏储条件，加上纸质资料有个最大的缺点就是它的存储寿命要远远的低于电子资料。

档案管理存储方式的转变，并不代表数字文檔完全替代了纸质文档，而是，现在的档案管理方式由单一的纸质方式逐渐演变为纸质和数字相结合的多形式并存的存储方式。数字档案的出现，使历史久远、具有极高保存价值的资料得到了有效保护，延长了档案的使用寿命。档案管理方式的改变不仅节省了空间，还为保护大自然做了贡献。可见，档案管理方式的多形式化有助于提高资料的使用寿命和减少环境的污染。

2.3档案管理方式的改变，有助于实现资源共享

中小学档案信息不仅记录了学校的发展过程，最主要的是学校档案的信息能够服务于学校。信息化在中小学档案的应用，加上网络管理系统灵活多样的查询手段，使查阅者能在短时间内从大量的文件资料中找到完整的档案资料，能够使查询结果更准确，查询速度更快速，从而实现了资源的共享。网络这么发达，学校都想通过网络来更好地宣传自己，因此，每个学校都有自己的网站，档案信息通过学校的网站得到更好地展示，使更多的人了解学校的发展历程，了解学校的教学质量等一些重要信息，使档案资料得到更好的共享。

3中小学档案管理如何实现信息化

3.1对档案资料进行科学管理

学校的规模大小不能决定对档案资料的重视程度，也就是说，不管学校规模的大小，都应该重视档案管理。因此，有条件