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忙而无效的办公室秘书案例解析

案例

少说一句话，留下大遗憾

一位老同志在党委办公厅系统工作多年，本不是办文办会的专家，

但由于办事用心，善于协调和总结，积累了比较丰富的经验，关键时

候领导经常安排他上大会负责一个方面的工作。因此，在几年前一次

非常重要的大会召开时，他被领导“点将”，担任一个住地秘书组组

长，全面负责三个地方代表团的会务服务工作。

一天，大会会务组通知，当晚组织各代表团参观专题展览，要求

19时30分从住地统一组织出发，路程约30分钟，参观时间约一个

小时。接到通知后，这位同志像往常一样，马上召集各代表团联络人

和住地秘书组相关工作人员召开例会，将通知复印下发，对要求做了

传达，明确了出发时间及发车顺序，安排了随车工作人员，一切部署

看起来都十分合理、有序，唯独少说了一句话——“几点返程”。

当晚代表团于19时30分准时从住地出发。由于该住地距离最近，

15分钟就已顺利到达。然后三个代表团统一进馆参观。一个小时后，

A代表团于20时45分参观完毕回到车上等候；B、C两个代表团却都

没有上车。A代表团到齐后要求返程，住地秘书组联系大会警卫组，

警卫组答复必须等代表全部到齐后才能统一发车。结果，A代表团在

车上等了15分钟，21时留下机动车收尾，三个代表团统一乘车返回。

每当讲到此处，这位老同志总是后悔连连，颇有遗憾。15分钟

时间不算长，但对与会代表尤其是领导来说，15分钟又是很宝贵的，

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影响不算小。当天晚上他一宿没睡，翻来覆去地想，如果大会能召开

专门协调会做出具体时间安排，引起各住地足够重视；如果住地例会

上明确了返程时间；如果例会上有代表团哪怕是一名普通会务人员顺

便问一下；如果有任何一名随车工作人员在到达展览馆后，发现提前

了15分钟，能及时问一句何时返程；如果他本人或大家参观过程中

想到了这个问题，如果……这么多的“如果”有一个发生了，这么多

的环节上有一个人多问一句话，就不会出现后来的遗憾。

为了“亡羊补牢”，第二天，他专门召开例会，一是向各代表团

表示真诚歉意；二是进行案例分析，查找原因；三是要求大家对会务

工作务必高度重视，树立责任意识，及时发现问题，及时补台，集思

广益提出意见建议。同时提醒大家，有很多失误就出现在“照搬照抄”

“差不多”“无异议”等认知上，少说一句话，留下大遗憾，多说一

句话，就可以避免一次失误，多一分圆满。

这件事过去了多年，这位老同志总不能释怀，认为这是他工作这

么多年为数不多的失误和遗憾。

注：案例来源《秘书工作》杂志

分析

一、做好会务工作，必须摒弃依赖心理

依赖心理是树立在对别人信赖基础上的一种习惯性的遵从和选

择，认为他人的想法、部署都是正确的，自己只要执行就行。在上述

案例中，很多人都存在着依赖心理。从老同志通知到下面的各部门，

路上所需要的时间，以及参观会场说需要的时间，都是人们潜意识的

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想法，在老同志向下分配任务的时候，应该派专门的人员到实地考察，

确定基本时间，但这些都只是一个大的基数，并不能当作准确地时间

来计量，正是因为这种心理才让老同志忘记了说明返程日时间，理所

当然的认为大家都是在一个半小时参观完成，他并没有考虑清楚，三

个代表团来自不同的地方，对当地的交通、路况了解甚少，除了应该