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浅谈会计电算化系统的内部控制

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关键词：会计电算化；内部控制

：F230文献标志码：A：1000－8772(2009)06－0066－01

收稿日期：2009-02-11

一、会计电算化系统内部控制的主要特点及问题

1.会计核算环境和岗位设置发生了变化。由于会计电算化的工作自动化、控制程序化，会计基本数据处理方式、会计管理操作形式等都发生了很大的变化，与此相适应，会计工作的分工、岗位职责、权限也发生了变化，会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员组成，传统职权分割的控制作用近于消失，会计业务缺乏有效牵制。较为突出的问题表现为企业实行会计电算化后，在实际操作过程中并未严格按权限设置和职责牵制的规范程序操作，使内控制度在执行中大打折扣。

2.会计资料的形式发生变化，会计信息的可靠性受到影响。手工系统中会计凭证原有的控制功能弱化，有形记录大为减少，原核算过程中的核对、审核等工作有相当一部分变为计算机自动完成。凭证、经济业务事项等大多需要依赖计算机录入、阅读或查询，极易被篡改而不留痕迹，导致会计资料失真，内部控制重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主。

3.控制舞弊的难度大大增加。会计电算化后，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，有关人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁重要数据，发现舞弊的难度较之手工系统更大。

二、会计电算化系统下内部控制的建设与实施

1.加强组织与管理控制。一是根据会计电算化要求对会计岗位应作相应调整，通过部门设置、人员分工、岗位职责、权限划分等制度的制定，建立相互牵制的内控体系。二是明确系统内各类人员的职责、权限，建立、健全岗位责任制。三是加强人员职能控制，将系统中不相容的职责进行分离，如凭证录入与复核不能由同一人执行，出纳不允许进行系统操作等。

2.进一步规范会计基础工作。规范会计基础工作除了完善各项会计制度外，还要重视核算流程和业务操作的规范性。在审核会计凭证编制是否正确的基础上，应当进一步加强对业务原始凭证的严格审核，确保会计凭证的编制与原始凭证一致。此外，要在录入环节采取严格的检验措施，在凭证的编制过程中录入的摘要、会计科目、金额等都要经过认真审核后方能进入下一道程序，确保会计数据录入的准确性。

3.制订单位内部电算化管理制度，加强日常操作规程的控制。用于会计系统的计算机应尽可能是专用的，企业应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一工作人员和每台计算机都只做其应该做的事情。一般来讲，管理措施应包括上机记录制度、轮流值班制度、完善的操作手册、上机时间安排等，此外，会计软件也应有完备的操作日志文件。

4.加强财务系统安全与网络安全的控制。保证计算机系统的运行安全，避免外部环境因素带给系统运行的不安全隐患。要加强接触控制，防止未经授权的人擅自动用系统的各种资源，通过建立与实施各项操作管理制度，要求会计人员按规定录入原始数据、记账凭证、执行各功能模块、输出种类信息，作好系统内有关数据的备份，严格禁止越权操作、非法操作。

5.加强内部审计。首先，定期审计相关会计资料，检查电算化系统账务处理是否正确，凭证附件是否规范完整，是否遵照有关法律、法规的规定，审核、签批是否符合公司内控制度等；其次，审查机内数据与书面资料的一致性，对不妥或错误的账表处理及时调整；再次，监督数据输出及保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的情况；最后，对系统运行的各环节进行审查，并与日常业务环节相对照，防止存在漏洞。

6.加强会计档案管理。企业应建立起完善的档案制度。一般包括合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。实行会计电算化后的会计档案应以计算机打印的书面形式保存，按《会议档案管理办法》的规定执行。全套会计电算化系统文档应当视同会计文档保管；应当制定妥善保管存有会计信息的磁性（光）介质或其他介质的措施；应当科学规定会计档案的有关权限。

7.提高会计人员的业务素质。一个系统是否安全，应注意操作使用人员的素质。会计人员应提高自身业务素质和安全意识，并接受所用系统在安全方面的教育，严格管理并定期修改自己的口令，提高系统的安全性。只有全体员工共同营造良好的内部环境，通过不断完善内部控制制度，才能实现内部控制的目的。

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-全文完-