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企业电子文件归档和电子档案管理的分析

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曲世玉

摘要：随着社会的进步、科技的发展及“互联网+”技术在社会中的重要性不断提高，数字化、网络化、信息化在人们生活中所占比重越来越高，我们已经进入大数据时代。信息化的出现，产生了多种多样、数量庞大的电子类文件，这对社会发展来说是一种进步。因为电子文件的出现，让我们对数据的把控更加真实、有依据，电子文件及电子档案的发展使我们的生活越来越便捷，但也给档案管理者带来更大的挑战。电子档案是新时期档案的主要形式，资源来源广泛，储存方式多样，并且有一定的形成规律。而对于电子文件和信息来说，必须要通过归档处理才能变成电子档案，但是这项操作中存在一些问题需要解决。因为各种因素的影响，在归档管理工作中，还存在一些问题，影响到归档管理工作的开展。本次研究主要是分析这方面的问题，并就问题提出科学的解决措施，致力于提升新时期电子档案的归档管理水平。

关键词：企业;电子文件;归档;电子档案;管理;分析

引言

对于这种新型的档案管理，档案管理者不仅要摸索管理的方式、方法，还要通过电子档案的有效管理和利用来提高企业的核心竞争力，推动企业发展，因此，这对档案管理者来说是一个机遇。文章讨论了电子档案资源的种类和形成规律，并探讨对其进行鉴定与归档的方法，分析归档管理中遇到的问题，最后提出如何提高电子档案的归档管理水平。

1电子文件归档

1.1归档接口

归档接口作为业务系统和档案系统的接口，主要目的是保证电子档案在归档时具备真实性、完整性、安全性及可用性。常规的归档接口不能满足电子档案信息管理要求，因为常规的接口不能检测数据是否正常，因此，在归档接口中应该加入“四性”检测。以中间库为例，电子档案的归档系统将数据传送到中间库时接口应该立即采集中间库的数据，并对中间库数据进行真实性、完整性、安全性和可用性检测，及时反馈检测结果，进行回写，最后按系统要求将归档文件存储于中间库，对于信息采集失败的数据也要直接反馈，重新归档。

1.2“四性”检测

在进行电子文件归档时，为了保证后续对电子档案的有效管理和利用，一定要对“四性”进行检测。“四性”是指电子文件档案的安全性、完整性、真实性及可用性。

1.2.1真实性检测

电子文件档案归档时首先要进行真实性检测，真实性检测包含固化信息检测、数字摘要检测、元数据检测、电子属性检测、信息包检测。一般情况下，固化信息检测和数字摘要检测采用MD5算法检测数据是否有效;元数据检测主要检测数据的类型与长度、格式等是否符合規定要求。电子文件中所记录的档案真实性也是检查的要点，重点是检查元数据和归档文件数据是否有关联;还有电子档案所记录的存储位置是否与实际的元数据存储位置一致;电子属性检测就是元数据中所记录的属性信息是否和电子档案中记录的属性信息一致;信息包检测就是用XML封装与MD5算法来检测对比电子文件和原始记录中的文件名称、大小、数字摘要值是否一致。

1.2.2完整性检测

电子文件档案归档时要进行完整性检测，完整性检测包含数据总量检测、元数据完整性检测、电子文件内容完整性检测及电子文件归档信息完整性检测。其中，数据总量检测指归档文件中数据的数量和大小是否完整无遗漏;元数据完整性检测就是检测电子归档文件中的数目编号是否编写齐全;电子文件内容完整性检测就是检测文件中的内容是否真实、完整;电子文件归档信息完整性检测就是由系统来检测归档信息中的文件数据、数量、大小与人工检测的结果是否一致。1.2.3可用性检测

电子文件档案归档时还需要进行可用性检测，可用性检测包含元数据可用性检测、目录可用性检测、内容可用性检测、信息包可用性检测、电子档案软硬件环境检测。元数据可用性检测、目录可用性检测是指对于电子档案中的数据存放信息能够正常解析、读取;内容可用性检测是指归档文件中的文件是否可以正常打开应用;信息包可用性检测主要是检测归档文件中是否有加密、压缩、不符合要求的文件格式;电子档案软硬件环境检测就是检测归档文件中的软硬件环境是否符合要求。

1.2.4安全性检测

电子文件档案归档时最重要的是进行安全性检测，安全是电子档案的第一条防线。电子档案安全性检测包含信息包安全检测、归档载体安全性检测及归档过程安全性检测。信息包安全检测主要是检测档案是否感染病毒;归档载体安全检测主要是检测是否有非归档文档及读写的速度、外观、质量;归档过程安全性检测顾名思义就是检测电子档案在归档过程中是否安全。

2电子档案管理

2.1注重电子档案的日常积累

归档工作质量的高低很大程度上依赖于电子档案的日常收集积累工作，收集工作是电子档案归档工作的基础。电子档案收集工作的特性决定了其与纸质资料收集工作的不同，包括不限于：收集方法、收集范围、收集要求等特性。此外，忽略中间版本的资料、辅助文件的无条理性、归档流程不完备、存