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HJ8.5—2023
目次
前言 ii
1适用范围 1
2规范性引用文件 1
3术语和定义 1
4基本要求 2
5文件材料的形成与积累 2
6文件材料的整理 3
7文件材料的归档 5
8档案的管理 6
9档案的开发与利用 7
附录A(规范性附录)生态环境仪器设备文件材料归档范围 8
附录B(资料性附录)案卷编目式样 10
附录C(资料性附录)生态环境仪器设备案卷归档移交清单格式 15
附录D(资料性附录)生态环境仪器设备档案销毁清册格式 16
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HJ8.5—2023
前言
为贯彻《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国档案法》,提高生态环境仪器设备档案管理水平,促进生态环境仪器设备档案工作规范化、科学化、制度化,充分发挥生态环境仪器设备档案在生态环境事业中的价值,制定本标准。
本标准规定了生态环境仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用(运转)、维修、改装、调拨及报废等过程中产生的具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程管理的基本要求。
本标准是对《环境保护档案管理规范环境保护仪器设备》(HJ/T8.5—94)的修订。本标准首次发布于1994年,本次为第一次修订。修订的主要内容有:
——标准名称调整为《生态环境档案管理规范生态环境仪器设备》;
——增加了术语和定义、规范性引用文件、电子文件材料收集整理、归档和档案管理的有关要求;
——补充完善了生态环境仪器设备文件材料归档范围、形成积累与整理方法、档案保管期满的处置等相关内容;
——删除了自行研制仪器设备开箱验收前档案管理的相关内容。本标准的附录A为规范性附录,附录B~附录D为资料性附录。
自本标准实施之日起,《环境保护档案管理规范环境保护仪器设备》(HJ/T8.5—94)废止。本标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订。
本标准主要起草单位:生态环境部华南环境科学研究所。本标准生态环境部2023年1月4日批准。
本标准自2023年2月1日起实施。本标准由生态环境部解释。
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HJ8.5—2023
生态环境档案管理规范生态环境仪器设备
1适用范围
本标准规定了生态环境仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用(运转)、维修、改装、调拨及报废等过程中产生的,具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程管理的基本要求。
本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位(以下简称生态环境部门)的生态环境仪器设备档案管理工作。
其他部门、单位的生态环境仪器设备档案管理可参照本标准执行。
2规范性引用文件
本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本标准。凡是未注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本标准。
GB/T10609.3
技术制图复制图的折叠方法
GB/T11821
照片档案管理规范
GB/T11822
科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T18894
电子文件归档与电子档案管理规范
HJ9
生态环境档案著录细则
DA/T15
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数码照片归档与管理规范
DA/T69
纸质归档文件装订规范
DA/T78
录音录像档案管理规范
3术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
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HJ8.5—2023
3.1
生态环境仪器设备文件材料ecologicalandenvironmentalinstrumentsandequipment
documents
用于生态环境保护研究、观测、试验、检测、计量等活动的仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用(运转)、维修、改装、调拨及报废等过程中直接形成的文字、图表、声像等不同形式和
载体的记录,以下简称文件材料。
3.2
生态环境仪器设备档案ecologicalandenvironmentalinstrumentsandequipmentrecords
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的生态环境仪器设备文件材料,以下简称档案。
4基本要求
4.1生态环境仪器设备档案工作应遵守国家档案法律、法规,符合生态环境仪器设备管理实际需求,确保档案真实、完整、可用和安全。
4.2档
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