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会务流程指南[推荐五篇]

第一篇：会务流程指南

会务流程指南

会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏漏和失误。

在工作中摸索出会务工作流程，可使繁杂的会务工作简洁、明了、高

效。

谋划会前准备

会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的

整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。

（一）制订方案

会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、时间、

地点、参会人员、主要议程、会务工作任务及职责分工等内容。会议

方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强，并须报经相关领导审定。

会议方案确定后，主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，

协调各部门按照方案要求落实各自职责。

（二）明确任务

在会议筹备阶段，主要有以下任务：

1．起草会议通知。会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、

报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。会议

通知要求表达准确、条理清楚、言简意赅，尤其是时间、地点要明确，

时间一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易产生混淆的

词汇：会议地点要准确到具体楼层、门牌号，如：××办公楼六楼第三

会议室。

2．下发会议通知。会议通知有电话、短（微）信、书面及内网邮

件等多种方式，可视情况选用一种或同时使用多种。下发通知一定要

注意：一是保密，涉密会议不能通过短信、微信发布。二是负责，必

须确保会议通知及时送达参会者。对于书面通知，要制作签收登记表，

对每一份通知的发出都要签字确认。通过电子邮件发送，要采取保留

回执发送方式。采用短信、微信方式发送，应要求接收者及时回复。

3．落实参会人员。统计汇总会议请假人员名单，必要时对请假情

况进行核实。对参会人员名单要仔细核对，确保没有出入，并打印纸

质请假人员名单及时向参会领导或会议主持人报告。

4．协调出席领导。根据会议要求，以当面报告、电话、短信、微

信等多种方式，提请领导出席会议。着重向领导提醒会议时间、地点、

主要参加（部门）人员及议程等。在会前约1小时再以适当方式提醒

领导会议时间。

5．预订会议室。会议时间确定之后，要立即与后勤、物业等会议

室管理服务部门联系，预订会议室，并请物业服务人员协助做好保洁、

桌椅摆放等先期准备工作。若有外单位人员参加，要提前制作好引导

牌。

6．编印会议须知。对于全省业务工作会议、全行干部职工大会、

年中工作会等较大型会议要编印会议须知，须知编排要用词准确、表

达清晰、周到简洁。主要内容包括：会议纪律要求、日程安排、作息

时间、参会人员名单、分组名单、食宿或乘车安排、值班电话、会议

工作人员名单及联系方式、注意事项等。

7．制作会议证件。根据会议需要制作代表证、出（列）席证、出

入证、工作证、车辆通行证等各类证件。证件制作要结合会议主题和

内容，遵循美观大方、经济适用原则，要易于识别、方便管理、利于

安全。

8．会场布置。主要指主席台及附属设施的布置。总体要求是规范

和谐、庄重大方，并与会议主题和内容相一致。一是合理布置主席台。

主席台是会场的重点和中心，集中体现了整个会议的格调和氛围，是

会场布置的重点。要综合考虑会议性质、台上就座人数、方便领导出

入以及主席台大小等多方面因素。二是附属设施调试。主要有音响、

灯光、投影设备。根据会议需要安排适量话筒并在合适位置摆放，逐

一提前试音，确保每只话筒都能正常使用。需要播放乐曲的要提前试

播一次，最好进行备份，确保万无一失。检查会场内照明灯具有无损

坏，如有损坏，需要提前修理更换；要提前准备好摄像、话筒电源。

有投影演示时要提前预演一次，并视需要及时调节灯光。

9.制作、摆放桌签。根据最终确定的参会人员名单，制作桌签；

要认真核对全场桌签，防止遗漏、重复和出现错别字。依据文明礼仪

手册等规范合理安排与会人员会场座次。桌签摆放完成后要及时制作

会场座位图，打印后放置会场方便查阅。

10．组织调度会议用车。视会议需要借用或租用车辆，并安排专

人负责车辆调度，对乘车人员进行统计、清点，防止迟到、遗漏，车

辆较多时还要对车辆编号、分组，以方便调度。

11．安排新闻报道。需要新闻报道的会议，要提前联系宣传部门

或新闻单位，在会场安排好新闻宣传人员专座，并协调衔接。

12．分发会