会务服务管理制度2篇.pdf

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会务服务管理制度

为加强会务服务人员管理,做好会务工作,提高会服务质量,做到周密、严

谨、科学、高效、务实、节约,使会务工作科学化、规范化、制度化,特制定会

务服务工作制度如下:

一、会务职责

1、承担各类会议的会务工作;

2、承担领导临时交办的工作。

二、会务安排

会务工作由常务副总负责具体安排,总经理负责督查。

三、办会程序

确认承办会议工作后,应及时成立会务组,明确分工,一般划分为“文秘信

息组,后勤保障组,车辆运输组”各小组工作职责如下:

(一)文秘信息组工作细则(1)会前准备工作

1、文秘信息组应明确主办单位,会议名称、内容、召开时间、地点、参会人

员范围和人数。

2、及时编制有关会议的各类时间安排表及会议文件。

3、及时编制会务服务预算表。

4、及时预定酒店,编制宾客入住计划,配合后勤保障组妥善安排宾客入住。

5、提前将相关信息告知其他小组负责人,以方便其他小组配合跟进、开展工

作。

6、明确全部会务物资清单,明确各物资摆放位置,准备好u盘、文具、医药

箱等全部会务物资。

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7、文秘信息组主负责布置会场,具体包括。设置主席台领导座次;设置发言

席;调试会场的话筒、音响、录音、录像、投影等设备;根据会议需要,设置笔

记本电脑插座,保证信息通道畅通。

8、文秘信息组检查会场照明、通风、录音、空调等设施是否正常运行,发现

异常及时报告。

9、邀请会议主办部门领导检查会前准备情况,查漏补缺。

(2)会中服务工作

1、文秘信息组应提前____分钟到达会场,做好各项准备工作。

2、协助后勤保障组维持会场秩序。配合后勤保障组进行茶水服务。

3、文秘信息组应好会议记录,包括拍照、录音、录像等。

(3)会后整理工作

1、文秘信息组做好各类数据,收集、整理、存档,做好每次会务工作总结。

2、清点、回收会务物资、协助后勤保障组清理会场。

(二)后勤保障组(1)会前准备工作

1、协助文秘信息组布置会场。

2、协助文秘信息组准备配齐全部会务物资。

2、摆放会议桌椅,根据会议承办单位要求,合理划分会场区域,摆放适量花

卉。

3、负责茶杯摆放整齐、规范,茶水准备充分。

4、负责统筹安排各项餐饮工作,为参会人员提供优质的餐饮服务。

5、需负责安排礼仪人员到机场、车站迎接参会人员,做好向导工作。

6、需负责安排礼仪人员引导客人入住酒店。

(2)会中服务工作

1、后勤保障组相关人员应提前____分钟到达会场,做好各项准备工作。

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2、负责维持会场秩序,茶水服务原则上____分钟一次,进行茶水服务时应步

伐轻盈,面带微笑,操作规范。

(3)会后整理工作

1、清理会场,收拾茶杯、座牌,检查是否有参会人员遗落的物品,并及时上

交主办部门领导或商务公司综合部。

2、配合文秘信息组,清点、回收全部会务物资,

2、清洗茶杯,要求无污垢,无印记,并进行消毒。

3、清扫会场(大会议室通知并保洁人员清扫),关闭空调,关好门窗。

(三)车辆运输组(1)会前准备工作

1、负责安排车辆,运输全部会务物资及工作人员到达指定会场,以便其他小

组开展工作。

2、负责根据文秘信息组提供的安排表,调配车辆,派遣司机接送参会人员到

指定酒店。

3、负责提前检查好车辆安全情况,做好车辆清洁工作,车上配备矿泉水、雨

伞、纸巾。

4、提前熟悉会务相关往返路线。

(2)会中服务工作

1、机动待命,做好临时紧急用车准备。

(3)会后整理工作

1、协助其他小组撤回全部会务物资。

2、根据文秘信息组提供信息,在客人返程时,将客人及时送达机场、车站。

四、会务服务人员基本行为准则

1、会务服务期间全部会务服务人员应着正式工作服,女士可画淡妆,仪表整

洁、举止端庄、精神饱满。

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