如何提升交通基本建设项目档案管理的信息化应用.docx

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如何提升交通基本建设项目档案管理的信息化应用

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徐新琴

摘要：近年来，信息化技术在档案管理中得到了广泛的应用，为档案管理与档案资源的开发利用提供了有力的支持。文中，对交通基本建设项目档案管理的信息化应用进行探讨，为进一步改善交通基本建设项目档案管理提供借鉴。

关键词：交通基本建设项目档案;档案管理;交通管理

交通基本建设项目档案管理是交通管理的重要组成部分。近些年，信息化技术越来越多被应用在基本建设项目档案管理工作中，大大提高了档案管理的效率和管理质量，这给新时期的交通基本建设项目档案工作提出了更多的要求。本文以交通基本建设项目为例，对信息化的技术在信息档案管理方面的应用等问题做以下探讨。

1推进基本建设项目档案管理信息化的必要性

当前，将基本建设项目档案管理融入现代化信息技术，以网络作为基本平台，对档案信息资源进行处置、管理和开发，是适应数字环境下档案活动的必然途径，是档案事业发展的战略目标。我们应从“三个需要”上认清和重视推进基本建设项目档案管理信息化的必要性。

1）适应信息社会发展的需要。现代信息化网络时代正改变传统基本建设项目档案管理模式，这就要求我们档案管理工作者要适应信息时代下对于档案信息管理发展需求。要实现将档案资源为社会共享。比如，公路工程基本建设在环境影响评价、文物调查、地震安全性评价、防洪影响评价、水土保持方案论证等各项要素测量、分析、计算、评价、整理、成图至项目全套成果录入数据库，就为档案信息资源积累了丰富的数字化信息。也可为社会提供基本建设项目档案高价值性资源共享。

2）提升档案管理水平的需要。在进行基本建设项目档案管理信息化建设中，既要依靠科学技术的发展进步，更需要有一支高素质管理的人才队伍。在调研中，我们发现凡是档案管理中存在问题的部门都与没有建立一支高素质管理的人才队伍有关。因为，基本建设项目档案管理具有内容涉及面广，专业性强、保存周期长、档案整理复杂、综合性强、对保存环境要求高等特殊性，特别是对数据、图表、影像等分门别类录入数据库，没有专业的管理人才是无法胜任的。非档案专业普通人员档案管理不仅效率低，而且对基本建设项目档案的损害较大。将影响档案信息化建设工作的效率和档案信息化成果的利用。

3）有效发挥基本建设项目档案管理效果的需要。基本建设项目档案管理中人们往往忽视发挥其决策、历史数据、管理成本的效果，不能真正意义上实现档案管理工作为交通基本建设最大化服务。发挥档案管理达到事半功倍的效果。比如，浙江省开化县有“九山半水半分田”之称。很多基本建设项目建在大山上，在项目建设中，难度很大，常常有不可预见的突发因素。基建档案不能孤立存在，是项目建设过程中积累的原始材料，这就需要保存的基建档案中真实记录的文字、数据、图纸、照片、声像等资料提供科学依据，作为鉴往知来的依据，能启发公路建设者，从中总结经验，为项目的图纸设计、项目的总体管理提供重要的参考意义和指导作用。使基建项目在施工过程中更加精确，节约劳力、财力和时间，降低管理成本。

2当前基建档案管理存在的问题

1）对档案信息化建设的重要性认识不足。一些部门认为交通基建档案管理仅仅是一个接收、保管档案的辅助性部门。没意识到信息化时代下，基建档案信息化建设对档案管理的重要性。不愿投入必要的人力物力财力，信息化基础建设落后，仅是将纸质档案通过电脑转变为电子档案。有的部门对基建档案管理满足于不丢失，不泄密，能应付查档就行了，不注重信息资源价值的开发利用，使信息化程度不尽人意，造成档案管理模式和信息服务水平不适应信息化时代。

2）管理滞后性，手段落后。在档案信息化建设过程中，需要档案管理人员针对实际情况来进一步精简、优化和重组档案管理业务流程，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。不利于档案信息化建设工作的顺利开展。有的部门虽然已经基本实现了档案的信息化，但是没有实现对其的充分利用，建成之后，缺乏对系统的更新补充维护，使企业档案信息管理系统形同虚设。

3）档案管理人员素质有待于提高。基建档案管理具有专业性强、独立性强、保存性强、规范性强的特点。这就需要档案管理人员既要能会档案管理的实际操作技能，积极掌握计算机的应用技术，掌握交通基建法律法规，又要具有政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作。

4）基建档案管理体制不完善。在调研中发现不少单位没有建立基建档案管理部门，基建资料档案装订成册后便放在柜内，没有设立专职档案人员，专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。

3如何提升信息技术在基建项目档案管理中的应用

1）逐渐实现档案计算机信息化管理。基建档案管