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?《管理沟通》系列课程之五;-、棚肖誦髄与意义
1.书面沟通的特点
书面沟通是指以书面或电子作为载体,运用文字、图r进行的信息传递过程。;;管理过程中的书面沟通与
一般写作(如文学、艺术等)是迥然不同的,它最突出的特征是严迸4±>法律效应。;商务写作一般写作;2.书面沟通的意义;余书面沟通对于组织至关重要
必须写便笺、信函、报告、电子信件、会议记录、员工评估、融资建议和多种多样的其他资#
命普通员工不需要向主管一样写的频繁,不过也需要给内部不同对象书写书面东西;二、书面沟通的基本原则;☆根据不的衫式,书面沟通分为备忘录、电子邮件、信函、建议书、报告和摘要等。
☆根据的,书面沟通分为内部的和外部的。其中备忘录、电子邮件、建议书、报告和摘要一般分为内部的,信函一般分为外部的。;备忘录;四、商务信函;商备信蔽的结构
i)开头段。开头段的好坏决定了n读者
阅读,能否满足读者需要,能否实现信函的目的。
开头段应遵循以下<81:
符合信函的目的和读者的需求。
☆给人以周到、礼貌、简洁明了的感觉。.
☆检查信函的完整性。;2)中间段;3)结尾段;2。商务信函的神类;第二类说明性信函;负面性信函的写作技巧.负面性信函撰写;______________________________________________________
___如图所示,负面信函的在适当地运用缓冲语
后,应为坏消息的提出,慮后逐渐引向中间__段,即提及坏消息并做出邂释;之后,为了缓解该坏消息的负面影响,尽量给出坏消息中的轵极面;廣后,做出减少负面影响的_;开头段;第西與猶儀性信函;^。糞务信函的标准;书面筠通为什么困难?
-;自由作家迪克.布朗研究结果表明:;书面沟通存在困难的原因;念写作主题方面存在不确定因素:人们不清楚要表达的信息
-自己想要表达的具体内容到底是什么?
■选不岀确切的词句以表达和解释内容
务接受者方面存在不确定因素:不了解受状况
■不了解位息接受者特点,不能针对其性格特征设计信息,很难将信息组织完美
?“你知道想要射出什么样的子弹,但是无法将其射到靶子上”
■不确定拔受行在相/A:1-:题上的观点;命个???负面经历影响
■曾经有人对你的写作予以严厉批评
■基础薄弱
參书面钩通将留下记录
■需要保证所传达佶总的正确性,否则将要
面对和承担传达所造成的后果;效的书面沟避的策略
策略之一:语气的正确运用。语气可以揭示撰写者对待读者的态度,它对书面沟通的有效性起到制约作用。语气很微妙,它不仅受到文化和习俗的影响且有时还受到权利的影响。;證二:鎌醐通的心理綱;写作九步骤;了解你的目的彳口任务:信息重点与要素;了解对象基本状况
者爰众吋戊总的第一丘殃葢珩么?
■是否会认为值得一看?引起兴趣的关键
?昭示重要性及与受众的关系(对于受众的帮助)?把应付请实施的内容尽量简化;?爰会到底需裘多少佗总?
-受众对主题知道多少
-受众对于主题的常识来自平常阅读还是个人经验
-受众支持你的观点,需要你提供哪些信息
傳种方武该筠作愈利孑激岌叠众兴杂?-站在受众立场提供积极信息
-注意受众对文章结构、语言、格式的偏好;产生更多的想法;豸巴相似想法放入相关类另d当中;起草文章技巧;策略三s对不同个体进行分祈;内向型一外向型
内扁愛读者喜欢先思考后发言,备忘录的形式可以给真充分考虑时间,然后做出反应。
外向型读者喜欢边千边思考,一般偏好口头说,不爱动笔写。
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