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酒店西餐服务的管理西餐宴会服务

宴会是在普通用餐基础上发展起来的高级用餐形式，也是人们在交往中常见的

礼遇活动。其形式主要有中餐宴会、西餐宴会、招待会、冷餐会和鸡尾酒会等。

具体形式的选用则取决于举办者的要求。

1．宴会部的组织

宴会部是饮食部的直属部门，负责承接各种类型的宴会和酒会，也承接举办会

议、展览会、时装表演等活动。宴会部经理对饮食部经理负责，直接向其汇报工

作。宴会部的内部结构如下图所示：

宴会部与饭店营销部和前厅部有非常密切的横向联系。营销部有义务向住店

或欲住本店的宾客介绍、宣传饭店宴会、会议等活动设施，将欲在饭店举办活动

的顾客介绍给宴会销售部。

前厅部向宴会部提供住店客情和客情预报。宴会部需安排团队宾客用餐，以

求充分利用饭店的现有设施，取得良好的效益。

宴会部与厨房的密切配合是圆满完成宴会活动任务的关键。宴会通知单要提

前送交厨房

以准备宴会食品，宴会销售员必要时可直接与厨师长商议菜单事项。

宴会部下设宴会销售部和宴会厅。销售部负责对外促销、联络、接纳预订、

制定接待计划、写出宴会通知单、落实安排接待、建立顾客档案等工作。宴会厅

负责根据宴会通知单要求准备活动场所和提供具体的服务。

宴会部与上下左右的关系如图所示：

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2．宴会预词

宴会预订由宴会销售部的销售员或销售主任负责承接。

(1)宴会预订联络方式

①电话预订

是饭店与客户联络的主要方式。常用于小型宴会预订，查询，核实细节，促

进销售等。大型活动需要面谈时也是通过电话来约定会面的时间和地点。

②面谈

是进行宴会预订较为有效的方法。销售中与顾客当面洽谈讨论所有的细节安

排，解决宾客提出的特别要求，讲明付款方式等。销售员要记录填写预订单和联

络方法，提前较长时间预订的可用信函或电话方式与客户联络。

③信函

信函是与客户联络的另一种方式。主要用于促销活动，回复宾客询问，寄送

确认信。如收到宾客的询问信时，应立即回复宾客询问在饭店举办宴会、会议、

酒会的一切事项，附上饭店场所设施介绍和有关的建设性意见，并与客户保持联

络，争取在本饭店举办活动。

④登门拜访

⑤其它

现代化大型饭店必要时也可用电传和传真与客户联络、销售其产品。

(2)宴会预订单

宴会销售部在接受客户预订时，应将商洽事项、细节要求等填写在预订单上，

以备组织实施。

宴会预计单的设计应根据本饭店实际情况来决定项目。一般应包括下列项目：

①举办活动的日期、时间。

②预订人姓名，联络电话，地址，单位名称。

③宴请对象，活动类型。

④出席人数。

⑤计划安排的宴会厅名称，布置要求。

⑥菜单项目、酒水要求。

⑦收费标准及付款方式。

⑧注意事项。

⑨接受预订的日期，经办人姓名。

(3)宴会合同书

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宴会合同书是店方与客户签的合约书，双方均应如约履行合同的各项条款。

(4)宴请活动安排日记簿

“宴请安排日记簿”是饭店根据餐饮活动场所而设计的。它的作用是记录预

订情况，供预订员查核之用。每个预订员在受理预订时，在问清宾客宴请日期、

时间、