工程公司公关文书礼仪规范.pdfVIP

工程公司公关文书礼仪规范

项目有限公司公关文书礼仪标准

〔一〕公关信函

主要是指企业之间、企业与公众之间的一些事务性联系的信件，这些信件可以是介绍企

业情况，或交流企业信息，或解释企业有关规定，或回复公众来信、投诉，或感激公众支持、

合作，或慰问企业内部公众等等，将企业的信息及时、准确地告知公众，起到沟通、协调和

诱导的作用，以更好地开展企业的事业。

公关信函的写作与一般信函的写作有相似之处，都有约定俗成的惯用格式，它包括书写

时的称谓、正文、颂语、署名、日期等，需要大家共同遵守。除此之外，公关信函的写作与

一般信函的写作又有不同之处，概括而言，它主要表现为两个方面：一是公关信函的写作主

体是组织，它是组织与组织，或是组织与公众间的一种信函交往，而不是一般的个人与个人

间的信函交往。即使公关人员有时需要以个人的身份与公众进行信函往来，也是代表组织在

与公众进行沟通，因而公关信函写作，十分重视字里行间所叙述的方式使公众对组织有一个

正确的认识和建立良好的公共关系；二是公关信函的写作更加注重礼仪标准，这体现在遵循

长期以来人们写作信函时形成的固有程式，讲究用词、语气的得体和礼貌，注重人际间情感

的交流。这些是我们在写作公关信函时应当格外注意的。

1、公关信函的一般礼仪标准

称谓要礼貌得体。称谓是收信人的称说，称谓的礼仪要求是准确和礼貌。

准确准确是指称谓要和收信人的身份相合乎。如果是写给组织的，可以组织的具体名称或

具体具体工作部工作部门门相称，相称，如如二十局集团六公司公司XX部部。如果是写给个人的，那么可按写

信人与收信人间的关系来称谓。对长辈的称胃不宜用于对平辈的称谓，对同事、朋友的称谓

不宜用于对领导的称谓。一般来讲，写给长辈的信，可按照辈份来称谓；写给德高望重的领

导、导、着着名名人士人士的信，可的信，可在其姓后加在其姓后加老老字字，以，以示尊敬示尊敬，或，或在在称谓称谓前加前加尊敬尊敬的的、、敬爱敬爱的的等

修饰语；写给同事、同行的信，假设对方有职称或职务也可称其职称或头衔，这也是一种尊

称称；如果；如果关系关系特别密切特别密切的，的，不妨直呼其不妨直呼其名，名，但不宜连姓但不宜连姓。。过去人们过去人们之间通信一般称之间通信一般称同同志志，

现在较多现在较多地地使使用用先生先生、、女士女士。总之，信函的称谓要根据写信人和收信人的关系而定。

礼礼貌貌，是指要在称谓前或后加修饰词，以表示尊敬。比方对长辈比方对长辈或或领领导可用导可用尊敬尊敬的的、、

敬爱敬爱的的等等词词语语；对；对关系关系密切密切的同事、的同事、朋友朋友，可用，可用亲爱亲爱的的，但注意对异性不能乱用。

内容明确，词意恳切恭谦。正文写作的礼仪要求是：第一，主旨明确。第二，表述清晰。

第一，语言得体，言辞恳切恭谦。信函写作也是一种运用语言文字的艺术，其礼仪性在语言、

语气中得以体现。要根据不同的对象和信函内容来选择不同的语言予以正确叙述。介绍组织

情况的信函要写得实事求是；交流组织信息的信函要写得准确明了；解释组织有关规定的信

函要写得清晰详细；对公众的来信、投诉的回复要写得诚恳亲切。

结尾写上祝颂语。书信中的祝颂语很多，且大多是旧辞古语，有一定的套规；组织间的

祝祝颂语，颂语，多多用用此此致敬致敬礼礼；给长辈；给长辈的信，可的信，可在在敬敬颂颂、、恭祝恭祝后后写写长寿长寿、、安康安康；给老师的

信，可信，可在在敬祝敬祝、、谨谨颂颂后后写写教安教安、、讲安讲安；给平辈；给平辈、同事的信，可、同事的信，可在在此此致致、、祝您祝您后后写写

敬敬礼礼、、顺利顺利或或握手握手；给晚辈；给晚辈的信，可用的信，可用望望，，向上向上、、祝祝，，进步进步等勉励之语；给编辑的

信，可用信，可用祝您编安祝您编安；给病人；给病人的信，可用的信，可用祝你痊安祝你痊安等。等。还还可可随季节变化随季节变化，用，用春安春安、、夏安夏安

、、秋安秋安、、冬安冬安。

署名语中见礼仪。署名的礼仪应讲究谦虚、恭敬。以个人名义通信，署名可直署已名，

或或在自在自称之称之前加上谦词前加上谦词，，如如愚愚、、敝敝、、小小等。名字后面有的还写上其名语，这也是一种

礼礼貌貌的的表现表现。。给上级给上级可用可用谨上谨上、、谨禀谨禀；给平辈；给平辈可用可用谨启谨启、、手启手启；给晚辈；给晚辈可用可用字字、、

书书、