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工程造价咨询档案管理制度

一、总则

第一条为了加强管理，完善文书档案管理工作，使其更好地为公

司的各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及省建设厅的有

关规定，结合公司实际，在坚持集中统一管理的原则基础上，特制定

本办法。

第二条文书档案工作是企业管理工作的组成部分，是维护企业经

济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作，必须高度重视。

二、文书的管理

第三条文件的传送和借阅

1、上下级及平行单位对我公司发、送、报的文件，统一由综合

办公室编号、登记、签批送阅意见。各部门收到的文件也要送综合办

公室编号、登记。

2、传阅的文件由文书负责传递，一般文件要在三天内传阅完毕，

急件要在一天内传阅完毕。

3、凡领导批办的文件，承办单位和承办人应按期办理完毕，将

办理结果填写后及时归还。

4、因工作需要借阅的文件，办理借阅手续后一周内归还，阅文

时不得在文件上涂抹、写字、作标记。查阅有关秘密文件，必须经总

经理审批，否则不外借。

三、档案的管理

第四条由综合办公室设专人负责文件、资料的归档、管理及利

用。

第五条文件、资料的归档范围：上级文件、公司所发文件、业

务报表、财务报表、原始凭证、各类合同、协议、预决算成果报告书、

照片、图像、声像、证书、实物、公司人员外出考察、学习、开会的

材料及其它有保存价值的资料。

第六条对接收的档案资料，管理人员应及时进行加工、整理、

选册、分类、排架等科学化管理，统筹规划，组织协调，统一建档。

第七条按公司档案形成规律编制总账、分类目录、底图目录和

其它必须的检索工具，加盖档案专用章。档案分为短期（五年）、中

期（十五年）、长期三种。

第八条各部门应积极协助档案管理人员做好相关档案的收集、

整理工作，将签订项目的合同、协议书及成果报告书等资料交综合办

公室档案管理人员归档，任何部门或个人不得长期保存应归档材料，

因拒绝交档案给公司造成直接或间接经济损失的，由所在部门或个人

承担相应责任。同时，各部门应建立项目档案光盘管理制度，便于查

阅。

第九条档案管理应符合档案保护技术要求，认真做好防盗、防

火、防尘等预防工作。

第十条档案管理人员职责：

1、树立良好的职业道德，忠于职守，不断提高专业知识及业务

水平，认真负责的做好档案管理工作。

2、积极主动的为公司各部门提供服务，充分实现档案的实用价

值，提高档案的利用率。

3、严格遵守保密制度及档案管理有关规定，严格查（借）阅手

续，提高警惕，严防档案泄密或丢失。

四、档案的形成与归还时间

第十条文件材料的归档要求：

1、必须完整准确。

2、所用纸张必须符合国标、部标规定。

3、字迹工整、严禁草体、错别字。

4、必须按一定的程序进行审批。

第十一条文件材料的归档时间：

1、当年的外来文件及公司制发文件，在该年底整理归档。

2、财务凭证材料，每年整理归档一次。

3、各类合同、协议、预、决算成果报告书，在合同执行结束后

即整理归档。合同、协议、委托方提供的技术资料装订成册；成果文

件保存书面资料一套，电子版文件刻录光盘一套，计算书手稿装订成

册，计算、校对、审核人员签字齐全。

4、照片、图像、声像、证书、实物及中心人员外出考察、学习、

开会带回的材料应及时整理归档。

第十二条档案借阅的规定：

1、凡公司员工均可借阅本人职责范围内的档案材料，如超越本

人职责范围，需经总经理批准。

2、查阅档案必须登记，由分管综合办公室主任签字，写明要查

阅的档案卷号名称及用途。

3、查档人员与档案员应对所查阅的档案进行认真清点，当面核

对，归还时也应认真清点，发现破损或缺页时，要落实责任，报告领

导，及时处理。

4、查档人需长期使用档案时，需经总经理批准后，予以复印。

五、附则

第十二条本管理制度在执行过程中可根据公司发展的实际情

况，通过股东会议予以修订。

第十三条本管理制度自颁布之日起执行。

六、保密制度措施

第1条为保证本公司执业信誉，在公众中树立良好的职业形象，

维护客户和本公司的