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信息系统产品采购管理制度

第一章总则

为规范IT软硬件采购流程，保障IT系统安全稳定运行，特制定

本制度。本制度中的采购是指以各种合同方式有偿取得信息技术产

品、信息技术工程和服务，包括购买、租赁、委托、雇用、维修和维

护等。本制度中的IT设备是指网络设备、服务器、终端和外部设备

等（以下简称“设备”），软件在本制度中指成熟软件产品。本制度适

用于XX公司。

第二章采购分类

公司IT软硬件采购划分主要采用集中采购方式。

第三章采购申请

采购申请、评估与审批集中采购由公司总部技术部负责，具体

流程参见《集中采购流程》（附件一）。

采购申请由需求部门提出，提交给公司技术部进行采购前评估。

采购前评估包括以下三个方面：

一、技术部针对此次采购对当前基础架构的影响进行评估，其

中包括技术层面、管理层面以及系统安全方面的评估；

二、技术部根据需求部门的业务需求，对申请采购软硬件的功

能和性能进行评估。

三、技术部根据市场行情，对IT软硬件采购成本进行评估。集

中采购申请由技术部和财务部负责人审核后，交主管领导审批，参见

公司《固定资产管理办法》。经批准的采购需求由技术部签订合同

进行采购，合同签订流程按照《公司合同管理办法》执行，需要进行

招投标工作的参见《公司招投标管理办法》。未被批准的采购申请，

在采购需求表上写明原因，并将其返回给需求部门。采购过程中的第

三方服务商资质认证、售后服务协议签订的详细过程参考《第三方服

务商管理制度》。

产品采购时需将候选产品进行记录，并对产品进行选型测试，保

留相关记录。

第四章到货验收

采购的IT软硬件到货后，必须经过验收，才能正式投入使用。

设备到货后，验收工作按照合同要求执行，技术部根据合同规定当场

验货，有条件的须检查设备是否有损坏，备品、配件、资料、软件等

是否齐全。软件到货后，验收方须检查软件介质是否有损坏，相关资

料是否齐全等。到货验收合格后，签收到货单，并复印存档；若不

合格，则拒绝签收。采购的设备和软件到货签收后，根据相关规定办

理出入库手续。

第五章文档管理

行政部需要对采购的IT软硬件建立相关档案，格式参见《IT设

备档案》（附件四）或《软件档案》（附件五）。行政部参照公司相

关的固定资产管理办法，对采购的IT软硬件进行管理。

第六章附则

本制度由技术部负责解释和修订。本制度自发布之日起开始执

行。

附件一集中采购流程

集中采购流程描述如下：

一、技术部根据集中采购需求情况填写《采购需求表》（附件二）。

二、技术部针对采购需求，对现有的IT软硬件情况进行评估，填写《采购评估

表》（附件三）。

三、技术部负责人对采购需求以及评估情况进行审核，并在采购需求表上签字，

然后交财务部负责人审核。

四、经过技术部负责人和财务部负责人审批的采购需求提交给公司主管领导进行

审批。

五、经批准的采购需求交技术部签订合同进行采购，合同签订程序参见《公司合

同管理办法》执行；采购过程中的第三方服务商资质认定、服务协议的签订参照

《第三方服务商管理制度》。

六、IT软硬件到货后，技术部进行到货验收并按公司的相关规定办理出入库手

续，同时填写《IT设备档案》（附件四）或《软件档案》（附件五）。

附件二采购需求表

采购需求单位XX公司需求提出时间2020.5.13

云服务器、云数据库、服务器安全软件云锁、交换机、移动硬盘

申请采购内容

为保证XX公司信息系统的建设和正常运行。

申请采购原因

意见：同意

需求部分负责人签字

签字（并盖公章）：日期：

意见：同意