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往来账款管理制度

第一章总则

为加强公司往来账款的管理，规范财务行为，防范财务风险，确保公司资金安全与业务正常运转，根据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。往来账款是指公司与客户、供应商之间因交易而形成的应收、应付款项，是公司流动资金的重要组成部分，加强往来账款管理对于提高资金使用效率、保证企业财务健康具有重要意义。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工，涉及与客户、供应商的往来账款管理，包括应收账款、应付账款的确认、记录、催收、支付及相关流程的执行与监督。

第三章管理规范

3.1账款确认

-应收账款确认：销售部门在与客户签订合同后，应及时确认应收账款，并将相关信息录入财务系统，确保账款的准确性。

-应付账款确认：采购部门在与供应商签订合同后，应及时确认应付账款，并将相关信息录入财务系统，确保账款的准确性。

3.2账款记录

-所有往来账款应在财务系统中进行实时记录，确保信息的及时性与准确性。

-记录内容包括：客户/供应商名称、合同编号、账款金额、账款性质（应收/应付）、账款状态（未支付、部分支付、已支付）及相关凭证。

3.3账款催收

-对于逾期未收回的应收账款，财务部门应及时发出催款通知，催收周期为每月一次。

-若客户在催收后仍未支付，销售部门应在两周内提供客户的反馈情况，并决定后续催收措施。

-对于长期未收回的账款，财务部门应定期评估，必要时建议管理层采取法律措施。

3.4账款支付

-应付账款的支付应遵循合同约定的支付时间，财务部门负责审核支付申请，确保款项支付的合规性。

-所有支付事项需有相应的凭证支持，如发票、合同等，确保支付的合法性与合理性。

-支付申请应由采购部门提出，并经财务审核后，由公司授权签字人审批。

3.5账款核对与对账

-每季度，财务部门应与客户、供应商进行账款核对，确保账款记录的一致性。

-对于发现的差异，相关部门应及时进行沟通与协调，查明原因并进行纠正。

第四章操作流程

4.1应收账款管理流程

1.合同签订：销售部门与客户签订合同，并确认应收账款信息。

2.信息录入：及时将应收账款信息录入财务系统。

3.账款催收：逾期账款由财务部门发出催款通知。

4.款项回收：客户支付款项后，财务部门及时记录并开具收据。

4.2应付账款管理流程

1.合同签订：采购部门与供应商签订合同，并确认应付账款信息。

2.信息录入：及时将应付账款信息录入财务系统。

3.支付申请：采购部门提出支付申请，附上相关凭证。

4.款项支付：财务审核后，进行款项支付，并记录在案。

第五章监督机制

5.1监督职责

-财务部门：负责往来账款的日常管理与监督，定期向管理层汇报账款管理情况。

-审计部门：定期对往来账款管理进行审计，确保制度的执行和合规性。

5.2记录与反馈

-所有与往来账款相关的记录应妥善保存，并至少保留五年。

-定期对账款管理进行评估，收集各部门的反馈意见，以便不断改进管理制度。

5.3违规处理

-对于未按规定执行的部门或个人，视情节轻重，给予相应的处罚。

-严重违规的，将按公司相关规定进行处理。

第六章附则

本制度由财务部门负责解释，自颁布之日起实施。制度如需调整或修订，须经管理层审核通过。

结论

通过建立和实施往来账款管理制度，旨在为公司提供科学、规范的财务管理框架，确保公司资金安全，提升资金使用效率，促进公司的可持续发展。各部门应严格遵守本制度，协同配合，共同维护公司的财务健康。