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图文管理现代化管窥

一、图文管理思想的现代化

实现图文管理现代化的先决条件，就是要有现代化的管理思想。在这个现代化的信息时代，必须更新传

统的管理观念，摒除对图文管理的传统管理错误认知，提高对图文管理现代化的认识，树立图文管理现

代化的意识。首先，必须转变图文管理现代化可实行可不实行的思想，要将管理也是一种生产力，管理

出效益，管理出效率的理念深植心中。在这个信息高速公路全面建设与发展的时代，只靠对图文资料保

管方法与保管技术等内部规律的研究是远远不够的，必须要用现代化管理理论进行管理与实践，这样，

图文管理工作才能更加稳定、准确、高效地进行。其次，要全面理解图文管理现代化的内容，如果只是

把图文管理现代化局限于管理手段方面的现代化，则过于狭隘而难以有新的突破和提高。再次，图文管

理现代化应渗透到图文资料相关工作的各个方面。实现图文管理现代化，不只是领导者的事情，而需要

集体所有人的努力。还有领导对图文工作的支持与理解和配合，资金的投放和各类设施的采购等工作。

如果没有全体人员的积极参与，实现图文管理现代化只是一句空话。最后，图文管理人员在面对现代科

学技术对图文管理人员的渗透与冲击时，要做到对自己的职业有热爱的精神，对图文的各个层次文件标

准等做到熟知，以标准为基础，打造图文管理新型化，就必须有提高职业素质，调整专业知识结构的思

想准备。

二、图文管理装备的现代化

要加快硬件设施的建设以实现管理装备和技术的现代化，即实现图文信息的数字化、图文管理的计算机

化以及图文信息传递的网络化。

（一）图文信息的数字化

我们可以通过使用数字化存储技术、光盘技术和多媒体技术或条形码技术将传统的纸质图文信息转化为

以磁盘、光盘、条形码为信息存储载体的机读文件，以此实现图文信息的数字化，同时解决图文资料不

断增加造成的库存量膨胀给保管、利用还有图纸台架多且难以寻找等带来的困难，便于更好地保全图文

资料。

（二）图文管理的计算机化

在图文信息数字化的基础上建立工程图文管理系统，利用计算机高效快速处理信息的功能进行自动维

护、整理、自动检索和编写目录、自动文件库房管理、文件借阅还归、还有自动管理等业务管理工作，

建立起规范标准的现代化图文管理体系。此外还要注意工程图文管理系统的维护，增强其可靠性、安全

性。

（三）图文信息传递的网络化

目前，社会信息交流的主要工具便是网络。必须在网络上实现图文信息资源的共享及开发利用。能利用

网络解密各类的WORD文档和图纸模型等。与此同时，企业内部的工程图文信息具有一定机密性，因此

还要做好信息的保密工作。

三、图文管理人员的现代化

图文管理的现代化是一个始终要依赖于管理人员素质提高的不断完善与优化的过程，因此实现图文管理

现代化的关键在于建设一支掌握现代化管理技术的专业队伍。所以，图文管理人员要相应地调整自己的

知识结构，熟练掌握工程相关的计算机专业知识，图纸的归纳，整理，更改等。以便相应得做好纸质图

文资料到电子文件的转化以及电子文件的归档、保存以及开发利用等工作。电子文件信息内容的数字

化、文件处理的一体化，电子文件保存的技术化以及开发利用形式的多样化导致电子文件的管理与纸质

文件的管理是截然不同的。与此同时，电子文件的保存及其开发利用对于图文管理领域还是一件新生事

物，因此，要实现图文管理现代化的当务之急便是培养和造就一批电子文件管理人员。随着电子文件等

多种新型载体的大量出现，图文管理人员还要与时俱进，及时掌握计算机、光盘存储、缩微技术及网络

技术等陆续出现的以及将来还有可能出现的先进管理手段，需要对图文的各类管理认知达到非常熟悉的

程度。这样才能真正意义上实现图文管理从经验管理、科学管理到现代化管理的转变。总而言之，图文

管理现代化是图文管理在这个现代化、信息化社会的必由之路。而要实现图文管理现代化，首先要转变

观念，形成现代化的管理思想，增强图文管理现代化建设的意识。其次要加强图文管理工作物质条件建

设，运用现代化的管理设备。最后要加大现代化图文管理人员的培养，现代化的图文管理设备需要有一

支掌握现代化管理技术的人才能实现管理的现代化。只有以上几项主要工作得以落实，图文管理工作才

能一步一步走向现代化。

作者：吴莎单位：广西玉林市玉柴机器股份公司工程研究院