范本：外贸单证流转制度.pdfVIP

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业务流程及单证流转制度

为了完善公司的业务管理,促进各项业务的发展,形成以合同管理为主

线、财务管理为核心、以现代化的网络管理为辅助的经营体系,特制订本制

度。

第一章：进口业务

1．准备有关批件。代理进口项目应经总经理同意并与委托方签定

代理合同；自营进口项目需经有关部门、人员充分的市场调研，可行性研

究报告经总经理批复后，制定出订货卡；及时办理进口许可证、登记证明、

进料加工手册等。

2．与外商谈判并签订进口合同。

3．填制进口签约报批表报财务部及其他相关部门。签约报批表

的主要内容包括：

（1）进口合同号

（2）自营进口还是代理进口，若为代理进口需注明订货客户

（3）进口商品名称及数量

（4）供货商国别及名称

（5）价格条款

（6）FOB总值及预计付汇时间

（7）预计到货时间和预计税款

（8）预计利润情况

（9）其他

4．开证及改证。进口业务的项目经理开证前至少提前一周通知财

务部，以便财务部筹措保证金；由项目经理向财务部领取进口核销

单，完整准确的填写有关内容，备妥开证申请书等有关资料，由财

务部将进口信用证开出。情况如有变化经进口项目所在部门经理同

意及时改证。

5．租船订舱。按时催促客户备货，及时租船订舱，安全经济的将

进口货物装运至预定地点。

6．保险。业务员在得到客户的装船通知后，立即通知财务部办理

保险，通知包括以下内容：装期、运输工具名称、品名、FOB值、

起运港、目的港等，财务部必须于当日通知保险公司办理保险，以

避免不必要的损失。

7．付汇或承兑。即期付款单据或承兑到期经银行提示后，由财务

部通知业务部，项目经理审核单证无误后（其中托收付款的业务由

项目经理领取进口付汇核销单），由财务部办理付汇手续；采用T/T

方式的业务，项目经理在领取进口付汇核销单后，备齐合同、提单、

报关单交财务部付款；远期或承兑交单的业务由财务部根据有关业

务员的指示办理承兑；财务部必须当日将赎回或返回的单据交项目

经理。

8．完税通关。货到目的港，项目经理及时通知财务部，财务部7

日内备妥税款，项目经理办理完税通关手续，联系发运或移交仓库；

如果以保证金提货，项目经理应将有关资料整理纪录保存好，并及

时向财物部备案。

9．核销。提货或保证金转税完毕后，项目经理应在一周内将报关

单交财务部核销，将增值税单复印与关税税单一同交财务部报销，

正本增值税单注明合同号交财务部办税人员。

10．索赔。用户或公司销售部门收到进口货物后，如有质量、数量

等问题需向供货商索赔的，项目经理应及时备妥有关资料和证明向

外商索赔。

11．结算。代理进口合同执行完毕或执行期间，进口部、财务部或

委托方若认为有必要办理结算，应及时通知对方，项目经理在核实

过货物数量及金额后，按要求填写入、出库单和结算单，财务部复

核无误，办理结算并开立发票。自营业务在清关后，仓储部门须及

时办理入库，如果属远期付汇，货到而尚未付汇，由于进价没有最

终确定，所以先有项目经理按照稳健原则估算进口商品的价格，财

务部暂按此价格入账，待合同实际执行完毕后重新计算进货成本，

再予调整。

第二章:自营出口业务

1.签订购销合同。经过询盘、发盘、还盘等环节，外方提供订单后，应

与外商签订销售合约，公司无存货须从外部购进的应与国内厂方谈判后签

订购销合同。

2.催证、审证、改证。采用信用证的业务，项目经理须及时向国外客户

催证，接通知行提示的信用证后，认真审核，经部门经理复审后，及时按

合同改证。一般情况下，不得接受可撤销信用证，不采用D/P方式和远期

收汇方式（特殊情况须经总经理批准），严禁采用D/A方式。

3.备货。用公司现有存货出口的