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会议室使用规范

1.目的

为了加强会议室的管理，做到合理使用，有效管理保证

各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用，提高会议室的

利用率，特制定本规定。

2.范围

本规定适用于中心各会议室管理。

3.职责

3.1办公室负责公司会议室的安排和管理，保证室内整洁卫

生，设施完好。

3.2办公室负责会议室的钥匙，会议室设施、卫生等管理。

4.内容

4.1会议室仅限于本公司用于举行会议，接待访客、商务研

讨，招聘等工作，各部门安排的各种会议、工作需提前登记，

由办公室负责安排时间，避免发生时间冲突。未经允许不得

擅自使用，如特殊情况需借他人使用，需通过申请经办公室

同意方可。

4.2各部门因公使用会议室，原则上须提前一天需填写《会

议室使用申请表》报备办公室，会议室使用遵循先全局性会

议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由办

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公室协调安排后，方可在公司前台处领取钥匙，并使用会议

室。

4.3各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声喧哗，

以免影响到其他同事正常办公。

4.4各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会

议室的整洁，用完后所有设备放置原位。会议室配置的影音

设备由行政部负责监督管理，各部门使用人员应爱护会议室

的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，

须追究当事的相应责任。

4.5会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同

意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借用，必

须征得办公室同意后方可动用，事后归还原处。

4.6凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的

安排，办公室协助提供会议用品（包括茶叶、水果、面巾纸

等），不得在会议室内随意乱贴乱画。

4.7会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会

议室原则上由使用部门负责，办公室协助指导使用。若主办

会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤销；若

有其他特殊性要求，需提前申报，经办公室同意后，方可进

行。

4.8行政部按每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好

会议室内设施设备、会务方面的一切安排，安排清洁人员做

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好会议室整洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整洁。并

按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清理。

4.9会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理

和物品整理，并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源，

切实做好防火、防盗及其他安全工作，并及时将会议室钥匙

退回公司前台文员处，并由人员核查使用后物品状况。如因

与会人造成的损失将追究使用人的责任。

4.10行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查

工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。

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会议室管理制度

为规范中心会议室的使用，确保会议的顺利进行，现规

定如下：

一、会议室使用实行登记制度，使用时填写《会议室使

用登记表》，由会议服务部门统一安排使用，如遇会议改期

或取消，应及时通知会议服务部门。

二、会议室实行先登记先使用的原则，如发生使用时间

重叠的情况，双方协商解决。

三、夏季提前15分钟打开空调，冬季提前15分钟打开

暖风。

四、各司召开的会议，配有热水、纸杯，会议召开后每

间隔30分钟提供热水瓶续水服务。

五、新闻发布厅、第七会议室、多功能厅召开会议以及

局领导参加会议时，配有热水、瓷杯，会议期间每间隔30

分钟提供续水服务。

六、接待外宾时，配有瓷杯、矿泉水、湿毛巾，会议期

间每间隔30分钟提供续水服务。

七、会议结束后，使用部门及时通知会议服务部门清理

会场。

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会议服务员工作流程表

上午7：00～7：30局长办公室卫生

上午7：30～8：00各楼层会议室卫生

会前准备：

1、会前一小时打开会议室，调整室温，准备茶水。

2、会前半小时按会议形式与人数会