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部门周例会制度

第一章总则

为提升部门沟通效率、加强团队协作，确保工作任务的及时推进与落实，特制定本制度。周例会作为部门内部重要的沟通机制，旨在明确工作目标、总结经验教训、调整工作计划、提升团队凝聚力，确保各项工作顺利进行。

第二章制度目标

1.提高沟通效率：通过定期例会，确保部门成员之间的信息共享和沟通畅通，及时解决工作中的问题。

2.明确工作方向：借助周例会，明确下一阶段的工作重点和目标，确保各项工作有序推进。

3.促进团队协作：增强团队成员之间的合作意识和责任感，提升团队整体执行力。

4.总结经验教训：通过对上周工作的总结和反思，寻找改进的方向，提升工作质量。

第三章适用范围

本制度适用于部门内所有员工，包括管理层和普通员工。例会内容涉及各项工作进展、问题讨论、经验分享等，所有成员均需参与。

第四章管理规范

1.会议频次：周例会每周召开一次，具体时间由部门负责人确定，确保所有成员都能参加。

2.会议时长：每次例会控制在1小时内，确保会议高效、有序进行。

3.会议议程：会议议程应提前通知，与会人员可根据议程准备相关内容。

-上周工作回顾

-当前工作进展

-存在的问题及解决方案

-下周工作计划

-其他事项

4.会议记录：由指定的会议记录员负责记录会议内容，并在会后整理成文档，发送给所有与会人员。

第五章操作流程

1.会议准备

-会议召开前，部门负责人需提前制定会议议程，并通知全体成员。

-参会人员需提前准备上周工作汇报及下周工作计划，确保在会议中能够清晰表达。

2.会议召开

-会议由部门负责人主持，按照议程逐项进行讨论。

-每位参会人员依次汇报工作进展，提出问题及解决方案，如果有需要讨论的内容，需在汇报时提及。

3.会议总结

-会议结束前，部门负责人需对会议内容进行总结，明确各项任务的责任人和完成时间。

-确认下周例会的时间及议程，并鼓励团队成员积极参与讨论。

4.会议记录

-会议记录员需在会议结束后2小时内整理会议记录，确保信息准确、完整。

-会议记录应包括与会人员名单、会议主要内容、待办事项及责任分工等。

5.后续跟进

-各责任人需按照会议确定的任务落实工作，并在下次例会上进行反馈。

-会议记录需保存备查，并在下次例会上回顾上次会议决定的事项。

第六章监督机制

1.流程监督：部门负责人负责监督例会的召开、议程的制定及会议记录的整理，确保例会按规定流程进行。

2.考核机制：对于例会参与情况、会议记录的整理情况，设立定期考核机制，将其纳入员工绩效考核。

3.反馈渠道：设立匿名反馈机制，允许员工对例会的内容、形式及效果提出建议和意见，以促进制度的不断完善。

第七章附则

1.解释权：本制度由部门负责人负责解释。

2.实施日期：本制度自发布之日起实施，所有部门成员需遵守执行。

3.修订流程：如需修订，应由部门负责人及全体成员共同讨论，形成书面意见后报公司管理层审批。

第八章其他条款

1.例外情况处理：如因特殊情况无法召开例会，需提前通知所有成员，并说明原因，确保信息传达不受影响。

2.会议纪律：与会人员应遵守会议纪律，保持会议秩序，积极参与讨论，尊重他人发言。

3.信息保密：会议中涉及的敏感信息应严格保密，未经允许不得对外透露。

通过以上制度的建立与实施，确保部门周例会有效运行，促进团队协作，提高工作效率，最终实现组织目标。