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会议室管理规章制度

第一章总则

为提高会议室使用效率，维护会议室的整洁与秩序，确保各类会议的顺利进行，根据公司管理需求和相关规定，特制定本制度。会议室是公司内部进行沟通、协作的重要场所，合理的管理制度能促进信息的有效传递和团队的协作。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有会议室的管理与使用，包括但不限于：

1.会议室的预约、使用、维护和管理。

2.会议室内的设备使用规范。

3.会议室的清洁与安全管理。

第三章制度目标

1.提高资源利用率：通过合理的预约和使用管理，确保会议室资源得到充分利用。

2.维护会议室环境：保持会议室内的整洁、舒适，为员工提供良好的会议体验。

3.保障会议安全：确保会议室内的设备正常运作，保障会议过程中的安全。

第四章会议室管理规范

第1节会议室预约

1.预约流程：

-会议室的预约需通过公司内部系统进行，填写必要的会议基本信息（会议主题、时间、参与人数、设备需求等）。

-预约需提前至少24小时进行，特殊情况可由部门负责人直接联系管理人员进行临时预约。

2.预约确认：

-系统将自动发送预约确认邮件，预约者需将确认信息转发给与会人员。

3.预约变更与取消：

-如需变更或取消预约，需在预约时间前至少2小时进行操作，变更或取消后需及时通知与会人员。

第2节会议室使用

1.使用要求：

-会议室使用者需提前到达会议室，检查设备是否正常，确保会议顺利进行。

-会议过程中，使用者需保持会议室安静，避免干扰他人。

2.设备管理：

-会议室内的设备（如投影仪、音响、白板等）由专人负责管理，使用后需及时归位，并保持设备的清洁。

-发现设备故障需及时报告管理人员，严禁私自修理。

3.会议结束后：

-会议结束后，使用者需负责将会议室恢复至原有状态，包括清理桌椅、清除垃圾等。

-完成后需在系统中进行使用记录和反馈。

第3节会议室维护

1.定期检查：

-管理人员每周需对会议室进行一次全面检查，确保设备正常、环境整洁。

-对于发现的问题，需及时记录并进行处理。

2.清洁管理：

-会议室的日常清洁由专职清洁人员负责，确保会议室内环境整洁、无异味。

-使用者应对会议室的使用情况给予反馈，便于清洁人员进行针对性清理。

第五章监督机制

1.监督责任：

-各部门负责人为本部门会议室使用的第一责任人，需对本部门会议室使用情况进行监督，确保遵守相关规定。

-管理人员定期对会议室使用情况进行统计与分析，形成季度报告。

2.违规处理：

-对违反会议室管理制度的行为，将根据情节轻重给予相应的处理：

-轻微违规：口头警告。

-中度违规：书面警告并记录在案。

-严重违规：暂停该部门的会议室使用权限，并上报公司管理层。

第六章附则

1.解释权：

-本制度由公司行政部负责解释，若有未尽事宜，按照公司相关规定及行业标准执行。

2.实施日期：

-本制度自发布之日起实施，所有员工应遵循执行。

3.修订流程：

-本制度需定期进行评估与修订，任何修订建议应由部门负责人汇总后提交行政部审议。

第七章其他相关条款

1.会议室分类：

-根据会议室的大小和设备配置，会议室分为不同类型（如小型会议室、大型会议室、视频会议室等），各类会议室的预约和使用规定可参见附件。

2.特殊用途：

-对于特殊用途的会议（如外部客户会议、重要决策会议等），需提前报备并进行审批，确保资源合理分配。

3.应急处理：

-会议室内如发生突发事件（如设备故障、意外事故等），使用者应立即向管理人员报告，并采取必要的应急措施，确保人员安全和会议的顺利进行。

通过本制度的实施，期望能有效提升会议室的管理水平，确保会议活动的顺利开展，为公司创造更高的工作效率与良好的团队氛围。各部门应积极配合，共同维护会议室管理的规范性与有效性。