内部控制手册-2.5-职务授权及代理人制度资料.docVIP

职务授权及代理人制度

概述

规定了天马XX微电子股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指天马XX微电子股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海天马XX微电子有限公司托管的公司）有关公司授权和代理人申请、审批确认和授权代理的监督流程，旨在规范公司授权管理，明确公司各职务权限，降低由于职务权限混乱导致的经营效率风险。

适用范围

适用于天马XX微电子股份有限公司集团总部及其下属公司。

相关制度

职务授权及代理程序。

职责分工

法律事务部：负责制定权限体系，为公司法定代表人与职能部门负责人签署《委托授权书》。

授权人：在权限范围内履行相关职责，当需要授权给其他人时与被授权人签订《委托授权书》

被授权人：在被授权范围和期限内代理授权人执行相关事务。

流程图

控制目标

序号

《内控手册》唯一具体控制目标编号

控制目标

目标类别

1

2.5-CT1

有明确合理的权限体系

经营效率目标

2

2.5-CT2

保证只有被授权人才能代理有关事务

合法合规目标

3

2.5-CT3

保证被授权人只有在授权期限内代理对外事务

合法合规目标

控制矩阵

风险编号

风险描述

对应控制目标编号

关键控制措施编号

关键控制措施

不相容职务

控制活动类型

对应制度

控制痕迹

会计报表认定

会计报表项目

1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露

1

2

3

4

5

2.5-R1

授权没有规划

2.5-CT1

2.5-CA1

公司应当建立职务授权及代理程序，规范授权行为，明确经营管理权限

预防型

职务授权及代理程序

职务授权及代理程序

2.5-CT1

2.5-CA2

公司法律事务部负责权限证书管理工作，负责起草、发布、推广权限证书示范文本；办理法定代表人、公司各部门负责人的委托授权书

预防型

职务授权及代理程序

权限体系文本、委托授权书

2.5-R2

授权没有和职务挂钩

2.5-CT1

2.5-CA3

权限证书应当规定每个具体职务的具体权限，涉及到审批权限的应当明确规定业务类型和具体金额

预防型

职务授权及代理程序

权限体系文本

2.5-R3

授权没有考虑不相容职责

2.5-CT1

2.5-CA4

授权人在进行临时授权时，应当考虑不相容职务分离，不得授权给与与其他职务存在不相容关系的人员

预防型

职务授权及代理程序

授权委托书

2.5-R4

授权没有考虑关联方

2.5-CT1

2.5-CA5

在编制一般授权指引以及临时授权时应当考虑关联方

预防型

职务授权及代理程序

授权体系文件、授权委托书

2.5-R5

授权没有正式的文件

2.5-CT2

2.5-CA6

授权人对被授权人的授权必须签署授权委托书，未经授权的人员都不得以公司或授权人的名义从事对外经济活动

预防型

职务授权及代理程序

授权委托书

2.5-R6

授权没有时效期

2.5-CT3

2.5-CA7

授权委托书必须明确以下条款：

授权人姓名、职位及授权单位名称

被授权人姓名、性别、居民身份证号码及所在单位、部门、职务

授权事项及权限范围、有效期限

被授权人印鉴预留

注意事项

法律法规规定的其他内容

预防型

职务授权及代理程序

授权委托书

2.5-R7

授权没有定期的与相关人告知

2.5-2T1

2.5-CA8

授权人应当及时通知相关人授权事项，并规定被授权人必须向相关人出示提供授权委托书原件，经相关人核实无误后方可执行代理事务

预防型

职务授权及代理程序

授权事项通知书

2.5-R8

授权没有检查

2.5-2T1

2.5-CA9

审计监察部应当定期对公司授权的执行情况进行检查，发现异常情况应当及时查清原因并对相关违规人员进行处理

发现型

职务授权及代理程序

授权情况检查报告