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档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强档案管理工作，规范档案管理行

为，保障档案的完整与安全，充分发挥档案的作用，根

据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公

司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称的档案，是指公司在各项经营、

管理活动中形成的，具有保存价值和历史记录意义的各

种文字、图表、声像、电子等不同形式的资料和记录。

第三条档案管理工作应实行统一领导、分级管理，

坚持科学、规范、安全、高效的原则，确保档案的完整、

准确、真实和安全。

第四条公司应设立专门的档案管理部门，负责组

织、指导、监督和检查公司的档案管理工作。公司各部

门应根据档案管理的要求，指定专人负责本部门的档案

管理工作。

第二章档案管理机构与职责

第五条公司档案管理部门的职责：

（一）制定和实施公司档案管理制度，指导各部门

的档案管理工作；

（二）负责公司档案的收集、整理、归档、保管、

统计和利用工作；

（三）负责公司档案的鉴定、销毁和保密工作；

（四）负责公司档案信息化建设和电子档案的管理

工作；

（五）负责公司档案工作人员的培训和考核工作；

（六）负责公司档案工作的对外交流和合作。

第六条公司各部门的档案管理职责：

（一）负责本部门形成的文件的收集、整理、归档

工作；

（二）负责本部门档案的保管、统计和利用工作；

（三）负责本部门档案的鉴定、销毁和保密工作；

（四）配合公司档案管理部门开展档案信息化建设

和电子档案的管理工作；

（五）配合公司档案管理部门开展档案工作人员的

培训和考核工作。

第三章档案的收集与整理

第七条档案的收集

（一）公司各部门应在办理完毕后，及时向档案管

理部门移交具有保存价值的文件材料；

（二）公司各部门应按照档案管理部门的要求，定

期向档案管理部门移交归档材料；

（三）公司各部门在举办重大活动、项目时，应提

前与档案管理部门联系，确保活动的档案资料能够及时、

完整地收集。

第八条档案的整理

（一）档案管理部门应制定档案整理规范，指导各

部门进行档案整理工作；

（二）公司各部门应按照档案管理部门的要求，对

移交的档案材料进行整理，确保档案的完整、准确、真

实；

（三）档案管理部门应定期对各部门的档案整理工

作进行检查，发现问题及时指出并督促整改。

第四章档案的保管与利用

第九条档案的保管

（一）档案管理部门应建立健全档案保管制度，确

保档案的安全、防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉烂、

防丢失；

（二）档案管理部门应定期对档案进行清点、检查，

确保档案的完整与安全；

（三）公司各部门应配合档案管理部门做好档案的

保管工作，确保档案的完整与安全。

第十条档案的利用

（一）公司内部各部门因工作需要查阅档案的，应

向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅；

（二）公司外部单位或个人查阅档案的，应向公司

领导提出申请，经批准后由档案管理部门安排查阅；

（三）档案管理部门应建立健全档案查阅制度，确

保档案的利用效率和安全；

（四）档案管理部门应定期对档案利用情况进行统

计和分析，为公司决策提供依据。

第五章档案的鉴定与销毁

第十一条档案的鉴定

（一）档案管理部门应定期组织对档案进行鉴定，

确定档案的保存价值和保管期限；

（二）公司各部门应配合档案管理部门进行档案鉴

定工作，提供相关资料和意见；

（三）档案鉴定结果应予以记录，并作为档案保管

和销毁的依据。

第十二条档案的销毁

（一）档案管理部门应建立健全档案销毁制度，确

保销毁档案的安全、合规；

（二）公司各部门应配合档案管理部门进行档案销

毁工作，提供需销毁的档案清单；

（三）档案销毁过程应予以记录，并留存销毁清单

备查。

第六章档案的信息化建设

第十三条档案管理部门应根据公司实际情况，开

展档案信息化建设工作，逐步实现档案的电子化、数字