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资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度面

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资料档案归档、保管、借阅、保密、

登记及销毁制度

制定部门：某某单位

时间：202X年X月X日

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资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

为规范本单位生产生活及工作次序，确保本单位相关工作有序正常运

转，根据单位发展需要，结合单位工作实际情况，特制定《资料档案归档、

保管、借阅、保密、登记及销毁制度》，望本单位职工严格执行!

本单位实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部

门科室收集齐全，并进行整理、立卷，按期移交档案室。由档案人员承担

审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将

档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。资料档案归档、保管、借阅、保

密、登记及销毁务必遵循以下规定。

一、归档

凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、

声像、实物、电子等有关门类、有关载体的文件材料都应列入归档范围。

1、归档时间：各科室要准时收集、整理各类文件材料。各业务科室在工

作中形成的具有保存、利用价值的文字材料与声像资料，由兼职档案员收

集好，统一归档。文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全，整理归

档完毕。科研档案实行由项目主持人承担立卷提供资料，由相关科室业务

人员归档的责任制。设备档案、声像档案与实物档案随时归档。

2、归档要求：档案工作人员要认真仔细做好档案的收集、整理、分类、

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鉴定工作，做到文件材料齐全、完整，并注意字迹材料是否符合归档要求。

卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前

图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表务

必是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限

准确。归档的照片要附简要说明，录像带要附内容提要。

3、归档份数：本单位发文一般归档两份，其中一份归入相应门类档案，

另一份编制本单位发文汇编。基建档案本单位务必保存一套原件。

4、归档手续：各科室整理归档后根据规定移交档案中心，并履行交接手

续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。

二、保管

1、资料档案质量符合完整、准确、系统的要求，分类编号保管；

2、资料档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管

理规章与制度。

3、借出的档案须准时归还，利用后的档案应随即放回原处。

4、不得窃取、出卖与涂改档案，违者追究法律责任。

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资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

6、做好档案室温湿度的监控与登记工作。

7、每半年对档案室进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

三、借阅

1、严格按玉华煤矿资料档案借阅有关管理规定落实。

2、查阅资料档案，务必严格履行登记手续，由借阅人写书面申请并经分

管领导批准才能准予借阅。

3、申请单上务必写明借阅目的、借阅时间及借阅人，同时有分管领导的

同意签字。

4、所借阅资料档案务必由借阅签字人承担保管，不得随意借与他人，文

档在使用时需爱护，不得有破损、缺页。

5、资料档案使用完毕应及时归还，统一交回档案室，由档案室核销该员

工借阅相关的记录，如未能完整回收者，将按矿有关制度予以处罚。

四、保密

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资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

1、资料管理工作人员与借阅人不得以任何理由与方式对外泄露资料档案

中的机密，对造成泄密事故者，应追究其责任。

2、不经过领导批准，不得擅自复印档案