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自考《档案管理学》第七章复习：检索工作

2017自考《档案管理学》第七章复习：检索工作

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第七章检索工作

档案检索工作的地位

一、检索工作在整个档案工作中的地位

1、检索是提供利用的先期工作

档案馆(室)为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷

或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。

2、检索是提高档案馆(室)工作水平的重要手段

3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节

编制检索工具的要求和排检方法

一、基本要求

(一)全--信息存储丰富

(二)准--检索准确

(三)快--迅速

(四)便--检索要方便

二、应当注意的问题：

要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。

1、一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。

2、强调检索工具按照一定的方法排列起来以供查找咨询。

三、排检方法

(一)分类法：

以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的

方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索

体系。

现又称责任者把同一个作者形成的文件线索集中在一起。

(二)按文号排检法：

即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。

(三)按字序排检法

编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、

笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。

1、部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏

旁难以掌握。

2、笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。

3、四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。

4、音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、

地区为编制对象的检索工具。

(四)按地序排检法

按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检

索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。

(五)主题法

按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。

目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。

中国档案分类法

1987年出版《中国档案分类法》第一版。

1996年出版第二版。

《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、

新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。

中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表(综合复分表、世界

各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等)组成。

主表如：

CA323摄影

3231新闻

3232人像

3233建筑

……

又如：

K财政、金融

KB金融

1金融管理

13利率管理

1311人民币利率

13111差别利率

《中国档案分类法》虽然设有检索方法，但手工翻阅，检索速度

不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部

电子版的《中国档案分类法》。

档案著录含义

是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋

予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为

主题标引。

表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。

段落符号条目著录格式如下：(见PPT)

档案的标引

在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索

标识的过程，称为档案标引。

一、标引方式

(一)标引工作按照工作方式分为人工标引和机器标引。

(二)标引工作按照检索体系区分为分类标引和主题标引。

(三)标引工作按提供检索标识的数量分为浅度标引和深度标引。

二、档案标引的质量指标

(一)标引的网罗度，是指标引工作中确认档案所有主题的程度。

(二)标引的专指度