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会议记录制度

第一章总则

为提高会议效率和决策透明度，保障会议决策的有效性与可追溯性，特制定本会议记录制度。会议记录是对会议内容、决策及参会人员情况的正式记录，旨在为后续执行、监督及评估提供依据，确保组织内部沟通的顺畅及各项工作的有序推进。

1.1制度目标

本制度的目标是：

1.明确会议记录的要求及规范，确保会议过程的完整性和透明度。

2.规范会议记录的保存与管理流程，便于日后的查阅与追溯。

3.提高会议决策的执行力，确保相关决策顺利落实。

1.2适用范围

本制度适用于本组织内各类会议，包括但不限于：

-部门例会

-项目推进会

-战略规划会

-外部合作洽谈会

第二章会议记录的管理规范

2.1会议记录的责任分工

1.会议主持人：负责指定会议记录员，确保会议记录的完整性和准确性。

2.会议记录员：负责会议的全程记录，包括会议议程、讨论内容、决策事项以及参会人员的发言等。

3.参会人员：应积极参与讨论，确保其发言的内容被准确记录，并在需要时对记录进行确认。

2.2会议记录的内容要求

会议记录应包括以下内容：

1.会议基本信息：

-会议名称

-会议时间

-会议地点

-参会人员名单

-缺席人员名单

2.会议议程：

-各项议程的讨论情况

-决策事项及表决情况

3.会议决策：

-会议达成的决策及具体执行责任人

-决策的执行时间节点

4.其他事项：

-下次会议安排

-其他需记录的重要信息

第三章会议记录的操作流程

3.1会议前准备

1.会议通知：由会议主持人提前至少三天发出会议通知，通知中应包含会议议程及其他相关资料。

2.记录员的选定：会议主持人应提前选定会议记录员，并确保记录员熟悉会议内容及记录要求。

3.2会议进行中的记录

1.会议记录员应尽量做到实时记录，确保没有遗漏重要信息。

2.记录时应遵循以下原则：

-客观准确，避免个人主观判断。

-语言简洁明了，避免复杂句式。

-关键决策事项需特别标示。

3.3会议后的整理与分发

1.会议记录整理：会议结束后，记录员应在24小时内整理会议记录，将记录内容进行初步审核。

3.记录分发：审核通过后，会议记录应在会议结束后的72小时内分发给所有参会人员及相关责任人。

第四章会议记录的保存与管理

4.1保存要求

1.会议记录应由专人负责保存，确保记录的安全性与完整性。

2.会议记录应按年度及会议类型进行分类保存，便于后续查询与管理。

4.2查阅与借用

1.任何人员在需要查阅会议记录时，应向记录保存人员提出申请，并说明查阅目的。

2.会议记录原则上不外借，特殊情况需经会议主持人批准。

4.3记录的销毁

1.会议记录的保存期限为5年，超过保存期限的记录可依据相关规定进行销毁。

2.销毁会议记录应由记录保存人员填写销毁申请，并经会议主持人批准。

第五章监督机制与评估

5.1监督机制

1.定期检查：组织应每季度对会议记录的保存及管理情况进行检查，确保制度的执行情况。

2.反馈机制：会议参会人员可对会议记录的准确性及管理情况提出反馈，记录保存人员需及时处理并反馈。

5.2评估机制

1.每年度组织应对会议记录的管理效果进行评估，分析存在的问题并提出改进建议。

2.评估结果应形成书面报告，并向全体员工通报。

第六章附则

本制度由综合管理部负责解释，自颁布之日起实施。如需修订，应经组织内部讨论通过后方可实施。

通过以上制度的实施，组织能够有效提升会议的管理水平，确保决策的透明与执行力，从而促进组织的整体运作效率。希望各位员工能够积极配合，共同推动本制度的落实。如在执行过程中有任何疑问或建议，欢迎随时反馈。