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智慧医院建设视域下电子文件归档和电子档案管理规范化研究

摘要：随着信息技术的快速发展，智慧医院建设已成为现代医疗行业的发展趋势，电子文件归档和电子档案管理是智慧医院建设中不可或缺的一部分。文章从智慧医院建设的视域出发，对电子文件归档和电子档案管理规范化开展深入研究，为智慧医院的信息化建设提供理论指导和实践参考。

关键词：智慧医院；电子文件归档；电子档案管理；规范化

引言

《公立医院高质量发展促进行动（2021-2025年）》中明确指出，要将信息化建设作为医院基本建设的优先领域，并提出建设电子病历、智慧服务和智慧管理“三位一体”的智慧医院信息系统，逐步提高医疗服务的智慧化水平，推进医院信息化建设的标准化和规范化。同时该文件还指出，到2025年要建成一批具有示范引领作用的智慧医院，形成线上、线下一体化的医疗服务模式，增强医疗服务的区域均衡性。电子文件归档和电子档案管理作为一种高效、安全、可持续的信息管理方式，对于促进医疗信息化、提高医疗服务质量和效率在智慧医院建设中具有重要意义。然而在实际应用中，电子文件归档和档案管理存在一系列规范化问题，亟须解决。

一、推动档案数字化规范管理的重要意义

1.提高档案管理工作的效率

在智慧医院建设背景下，医院档案资料逐渐从传统纸质媒介转变为电子形式，纸质档案资料的保护方式得以优化，信息技术的应用提高了档案形成速度，数字化档案可以快速检索、共享和传递，减少了查找和整理档案的时间和成本。通过信息系统实现自动化操作，档案管理人员可以从烦琐的工作中解放出来，在降低档案错误发生率的同时，极大地提高了档案管理的效率。

2.提高医疗服务效率的重要手段

智慧医院建设信息化系统间需要实行数据共享，提升档案数字化规范有利于形成更加互联的档案信息库，通过文本搜索、数据挖掘等技术手段实施信息提取和分析，为研究、决策和公共服务等领域提供有价值的信息资源，更好地实现跨领域、跨机构医疗信息资源共享，促进医疗服务的效率和质量的提升。

3.档案管理数字化改革的必然要求

档案数字化建设依靠计算机、OCR、数字摄影和数据库等信息技术，改变了档案管理的固有模式，是一种新型档案信息形态，网络存储快捷方便、存储空间更小的特点让其应用空间更大。随着智慧医院建设的发展，进一步推动档案数字化规范管理是信息化时代档案数字化变革的必然要求。

4.促进医疗科研的进步

在智慧医院建设的过程中，医院采用了先进的电子文件管理系统，不仅为医疗实践提供了便捷和高效的工具，更为医疗科研注入了强大的动力。科研人员通过使用规范性管理的电子文件对大量的医疗数据展开分析和挖掘，发现隐藏在数据中的规律和趋势，为医疗科研提供有力的数据支持。同时，可以帮助科研人员快速获取和整理相关的文献资料和研究成果，提高科研工作的效率和质量，推动医疗科研的不断进步。

二、电子文件归档和电子档案管理中存在的问题

1.重视程度不够

一是缺乏数字化管理思维。目前，很多医院普遍认为档案管理只是简单的文件整理、存档等事务性工作，对档案管理作为从属性工作的管理思维仍占主导，数字化管理思维未建立起来。二是对创新重视不够。目前，很多医院档案数字化管理工作中仍然会存在凭经验管理的做法，未能充分认识到数字技术对档案管理基础工作的重要性，加之对人工智能、大数据和区块链等信息技术缺乏足够了解，主动开展信息技术研发、实施技术创新相对较慢，从而导致档案数字化发展空间较为狭窄。三是对单套和双套制的问题解决重视不够。目前，仍有大部分医院在电子文件存档过程中存在纸质与电子化存档双套制并行的情况，不仅增加了档案管理人员的工作量和医院管理成本，而且较为保守的双套制很大程度上限制了医院档案数字化建设的进程。

2.电子档案规范化管理体系建设不健全

一是电子档案规范化管理配套制度不完善。档案数字化转型需要依靠国家政策和法规的支持，国家档案局先后出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》《纸质档案数字化规范》等。然而，目前很多医院配套制度还不够完善，有些医院的制度规范行为的作用较差；二是档案数字化管理职责分工制度尚不明确。目前，部分医院对电子档案管理缺乏明确的分工制度，通常粗暴地将电子档案管理的职责划归档案管理部门，忽视了作为电子档案源头的业务科室的职责，从而导致部门间各自为战，降低了档案管理的效率，也容易造成电子档案管理工作流程失控。

3.管理实务仍然存在不足

（1）電子文件归档实务工作存在的问题。电子文件归档实务中存在诸多问题：一是在收集处理过程中存在的不足。由于医院业务流程多种多样，因此就容易出现电子文件存储格式不规范、不统一的问题，WORD、PDF、OFD、CAJ、EXCEL和GIS等文档使用较为混乱；电子文件缺乏背景信息和元数据；电子文件的原始性、真实性和完整性无法保证的问题。二是在移交归档过程中存在的不足。电子文件在移交和归