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互联网时代职业院校档案信息化管理路径分析

摘要：随着互联网时代的到来，职业院校日益增多的数据信息使得传统的档案管理模式已经不能适应信息时代发展的要求而呈现出诸多的弊端。而档案管理的信息化势在必行，针对目前职业院校档案管理中出现的问题，采取有针对性的措施实现档案信息化管理路径的转型是未来职业院校档案管理的必由之路。

关键词：互联网时代；职业院校；档案管理信息化

随着我国经济社会的发展全面进入“互联网+”时代，高职院校的信息化建设水平逐渐成为衡量一所院校的重要指标而被各高职院校重视。借助于互联网的优势积极推进档案管理工作的转型升级是职业院校目前面临的重要任务。在提升学校内涵式发展的基础上，结合本校实际存在的问题，做好档案管理的信息化建设工作。档案管理人员应该从基础适用性的角度出发，对利用信息技术管理档案在实际应用中出现的问题与障碍采取有针对性的应对措施，并在此基础上对档案管理进行优化，提高档案管理的规范化水平，使得信息技术为职业院校的档案管理带来更多的便捷。建立健全规范化、信息化与数字化的职业院校档案管理体系，全面提升职业院校档案管理的效率与质量，以此适应国家对职业院校发展的远景规划，进而推动职业院校自身的长远可持续发展进程。

1互联网时代职业院校档案管理信息化的必要性

“互联网+”时代的到来，在很大程度上促进了社会许多传统行业的转型和升级，引导社会发展模式的系统性变革。根据2015年国务院印发的《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，明确指导互联网应该在经济社会发展中发挥应有的作用。“互联网+”在档案管理中的运用就是利用信息通信技术带来的海量信息与大规模数据所隐藏的不可估量的巨大价值。以大数据技术为基础，打造大数据平台，同时利用搭载工具比如移动互联网、智能手机、物联网、云计算以及人工智能等的有效应用，积极促进互联网与档案管理进行深度融合并发挥互联网平台的优化和集成作用，使得传统的档案管理能够适应信息时代发展的新趋势。“科学技术能够将学籍档案的数据库、档案的实体、系统的网络和数据以及用户的信息完全集中在智能的数字信息平台之下，有助于实现数据的挖掘、整合和利用。”因此，从职业院校内部建设来说，从学校领导到档案管理的相关工作人员都要紧紧把握信息时代的脉搏，利用信息技术促进档案管理模式与工作方式的革新。

1.1档案的信息化管理是事关国家与职业学校发展的优质选择

2021年正式实施新修订的《中华人民共和国档案法》新增关于“档案信息化建设”的专门章节，对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面做出了明确规定，目的在于推动实现以信息化为核心的档案管理现代化。

1.2档案的信息化管理是承接信息技术优势的必然选择

信息技术已经开始大面积在职业院校的档案管理中广泛使用，提高了档案的实用性、共享性和便捷性。利用信息技术管理档案有助于对档案信息的检索与储存。一般情况下，职业院校档案管理者必须明确知晓学校档案的种类、档案内容与档案总量等基本信息。工作人员在开展档案管理工作时，可以针对档案内容进行信息的分类整理及存储，以方便使用者对资料信息进行查找和检索。对于普通用户而言，使用者仅需在搜索引擎里输入关键词和时间等信息，便可方便快捷地查询与阅览所需要的档案内容。除此之外，还可以借助于作为信息技术载体的电脑，利用相关压缩技术的软件有效解决储存不足等问题。将大量档案信息进行压缩整理并存于相应文档中，不仅节省存储空间，还可以迅速有效地查询所需内容，压缩软件的运用可以大大提高档案检索的效率，进而改善档案管理工作的质量。通过新型二维码技术的广泛推广和使用，档案管理可以通过二维码储存档案信息，更加便于使用者对档案内容的检索。

1.3档案的信息化管理是实现档案管理提质增效的关键手段

职业学院的信息化管理可以改变过去档案信息以纸质形式保存的诸多弊端。纸质档案必须依靠人工采集、分类、提取、整理、归档，不仅工作程序烦琐、劳动强度很大，效率还很低下。因为劳动量大且人工操作的工作人员个体差异较大容易出错的原因，所以导致学校档案的内容与质量都差强人意。除此之外，纸质档案的保存与管理也存在很多问题，纸质档案随着时间的推移会出现泛黄或者字迹和图案模糊不清以及档案纸张容易破损等问题，其后期维护和修补需要耗费大量的精力。甚至有些档案因难以获得良好的储存，造成很多珍贵的档案因损坏而出现无法弥补的现象。这些问题都给传统的纸质档案管理工作带来了巨大的挑战。而借助于信息技术实现了档案的数字化管理之后，电子载体的模式对纸质档案载体的取代，加之对云储存技术的使用，可以实现档案的移动硬盘存储与云端存储，并可以借助云储存达成实时共享与传输的目标。此外，借助于数字化信息技术的使用，不仅可以实现档案管理的应用数据库建设更便于管理者和使用者查找档案信息，还可以通过设