税务师事务所档案管理制度.docx

税务师事务所档案管理制度

第一章总则

为加强税务师事务所的档案管理，保障档案的安全、完整和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法规，特制定本制度。税务师事务所档案是记录事务所业务活动、财务状况及人员信息的重要文件材料，是进行业务审计、合规检查及其他管理工作的基本依据。

第二章适用范围

本制度适用于本所全体员工（包括税务师、助理及其他相关人员）及与业务相关的外部单位。档案管理涉及的内容包括但不限于业务档案、财务档案、人事档案和其他相关资料。

第三章档案管理目标

1.确保档案完整性：对所有档案材料进行规范化管理，确保档案的完整性和真实性。

2.提升工作效率：通过科学的档案管理，提升档案的查阅效率与利用率，支持业务决策。

3.保障信息安全：加强对档案的保密管理，确保涉及客户及事务所敏感信息的安全。

4.实现数字化管理：逐步推进档案的数字化管理，提升档案管理的现代化水平。

第四章档案分类及内容

4.1业务档案

包括但不限于：

-税务咨询协议

-税务申报材料

-客户沟通记录

-相关法规文件

-其他与业务相关的资料

4.2财务档案

包括但不限于：

-财务报表

-发票及收据

-账本记录

-付款凭证

-其他财务相关文件

4.3人事档案

包括但不限于：

-员工入职登记表

-个人简历

-职业资格证书

-考核材料

-劳动合同及变更记录

第五章档案的收集与归档

5.1收集

档案的收集由专门的档案管理部门负责，所有材料应在业务完成后及时收集。各业务部门应配合提交相关档案材料，确保材料的完整性。

5.2归档

档案的归档工作由档案管理部门统一进行，归档材料应符合以下要求：

-材料完整、字迹清晰

-各类材料应按规定格式整理，并附上索引

-归档材料应在每季度末进行一次集中归档，并进行检查

第六章档案的保管

6.1保管责任

档案由档案管理部门专人负责保管，所有档案应存放在专门的档案库房，采用防火、防潮、防盗等安全措施。

6.2存储要求

-档案库房应保持良好通风，定期检查库房的环境状况。

-档案应按类别、时间及重要性进行分类存放，确保查找方便。

-所有档案需逐一编号登记，每年进行一次全面核对。

第七章档案的查阅与借用

7.1查阅

-任何员工如需查阅档案，须填写查阅申请表，并经档案管理部门审核批准。

-查阅期间应遵守保密规定，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。

7.2借用

-档案原则上不外借，若确需外借，须经事务所领导批准，并填写借用登记表。

-借用档案的人员需在指定时间内归还，并对借用期间的档案安全负责。

第八章档案的转递

8.1转递流程

档案转递工作由档案管理部门负责，转递时须密封档案并填写转递通知单。禁止个人随意携带档案。

8.2转递要求

-内部调动时，档案随人转递，确保档案的完整性。

-对转进的档案，应及时核对无误并办理通知单回执。

第九章监督机制

9.1监督责任

-档案管理部门应定期对档案管理工作进行检查，确保各项制度的落实。

-各部门应配合档案管理部门的监督检查工作，及时整改发现的问题。

9.2评估反馈

-每年应对档案管理工作进行评估，总结经验，提出改进建议。

-各部门应定期向档案管理部门反馈档案使用情况及需求，以便及时调整管理措施。

第十章附则

1.本制度由档案管理部门负责解释，自发布之日起实施。

2.本制度如需修订，应在实施一年后进行评估，并根据实际情况提出修订方案。

3.本制度的实施情况将作为档案管理工作考核的重要依据。

通过上述制度的实施，税务师事务所将实现档案管理的规范化、科学化，确保档案的安全、完整和有效利用，促进事务所整体管理水平的提升。