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油卡管理制度

第一章总则

为加强公司油卡使用及管理，规范员工在工作期间的油卡使用行为，保障公司资源的有效利用和安全，根据国家相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本油卡管理制度。油卡是公司为员工提供的用于公务出行的燃油消费工具，合理使用油卡是每位员工的责任和义务。

第二章制度目标

1.明确责任：清晰划分油卡管理及使用的责任主体，确保油卡使用的合规性和透明度。

2.规范流程：建立油卡申请、使用、报销及管理的标准流程，提高工作效率，降低管理成本。

3.保障安全：通过对油卡使用的监督及管理，保障公司财产的安全，避免因滥用或浪费造成的损失。

4.提升效益：促进公司资源的合理分配与使用，提高油料使用的经济性和有效性。

第三章适用范围

本制度适用于所有使用公司油卡的员工及相关管理人员，包括但不限于：

1.公司内部员工（含正式员工、合同工、实习生等）。

2.需要公务出行的外部临时工作人员。

第四章管理规范

第1节油卡申请

1.申请条件：

-申请人必须为公司在职员工，并需提供出行的具体目的和计划。

-需经部门负责人批准，填写《油卡使用申请表》。

2.申请流程：

-申请人填写申请表，附上出行计划及相关证明材料。

-申请表经部门负责人签字后提交至财务部审核。

-财务部审核通过后，发放油卡并登记入册。

第2节油卡使用

1.使用规定：

-油卡仅限于公务出行，不得用于私人用途。

-使用油卡时，需保留消费凭证，确保每笔消费都有据可查。

2.消费限额：

-每次加油不得超过公司规定的限额，具体标准由财务部根据市场油价及实际情况制定。

3.特殊情况：

-若因特殊原因需超出限额，需提前向部门负责人申请并获得批准。

第3节油卡报销与清算

1.报销流程：

-使用油卡后的消费凭证应在五个工作日内提交至财务部，填写《油卡消费报销表》，附上相关凭证。

-财务部审核后，将报销金额转账至申请人指定账户。

2.清算周期：

-油卡的使用情况每月进行一次集中清算，确保及时反映油卡的使用情况。

第4节油卡回收与注销

1.回收条件：

-员工离职、调岗或不再需要油卡的情况下，需及时将油卡交回财务部。

-油卡丢失或损坏的，需立即报告，并按规定办理注销手续。

2.注销流程：

-财务部在收到回收申请后，核实情况并进行注销处理，注销记录需留存备查。

第五章监督机制

第1节日常监督

1.责任分工：

-财务部负责油卡的日常管理与监督，定期对油卡使用情况进行抽查。

-各部门负责人需对本部门员工的油卡使用进行监督，确保合规使用。

2.监督内容：

-检查油卡使用记录是否与实际情况相符。

-确保油卡使用的透明性，定期向管理层报送使用情况报告。

第2节违规处理

1.违规行为：

-私用油卡、虚报消费、未按规定报销等行为均属违规。

2.处理措施：

-轻微违规行为可给予警告，情节严重者将面临相应的处罚，包括但不限于经济处罚和纪律处分。

第六章附则

1.解释权：本制度由财务部负责解释，制度内容如有变动，需及时修订并公告全体员工。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效，适用于所有公司员工。

第七章附录

附录1：油卡使用申请表

|申请人姓名|部门|出行目的|预算金额|申请日期|负责人签字|

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附录2：油卡消费报销表

|消费日期|加油站名称|消费金额|油卡编号|申请人签字|财务部审核|

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附录3：油卡使用记录

|使用日期|使用人姓名|消费金额|加油站名称|备注|

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以上是公司油卡管理制度的详细设计。通过明确的制度目标、适用范围、管理规范、监督机制以及附录内容，确保制度的可操作性和可持续性，旨在为公司在油卡使用方面提供清晰的指导，促进资源的合理利用和管理效率的提升。