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房地产公司档案管理制度

房地产公司档案管理制度

第一章总则

为了加强公司档案的系统管理，实现档案管理的规范化、

制度化，更好地为公司各项工作服务，根据档案法和公司有关

规定，结合公司实际情况，特制订本办法。

第二章档案管理体制

公司档案工作实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则。

其中，一级管理是指公司综合部的统筹管理，由综合部指定专

职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各

部门指定人员专(兼)职本部门的档案管理工作，或由综合部派

驻专职人员协助管理。

第三章分散与集中管理

1.与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可，

综合部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。

2.有关人事方面的资料，由综合部人事专员保管。

3.属工程项目方面的资料，由工程部保管，并于每季度末

将档案清单交到综合部档案管理员备案留底。其中，属于政府

或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档

保管，本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案

后半个月内，把所有档案移交到综合部档案室统一保管。

4.设计部负责工程图纸资料的临时保管，并在每月初第一

个工作日向综合部档案室移交上个月已办结的资料，但属机密

级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份

数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。

5.营销中心对外签定的广告、策划合同，应当在签署完毕

时即向综合部档案管理员移交，本部门可视情况保存复印件。

并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查

报告、项目策划与广告和销售策划方案方面的资料。

6.销售合同的档案管理：销售人员在合同签署完毕后的第

一时间即向综合部档案管理员移交一份售楼合同，编号永久保

存。并在房管局办完手续，合同上加盖备案章（按揭贷款需再

加盖预抵押章）后，当日即移交另一份售楼合同和网上备案单、

明码标价书各一份到综合部档案室保管，其中网上备案单和明

码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户交付房产后，

综合部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服

务中心办理产权证，并最终将此合同移交给XXX。

7、签署完毕的对外经济合同将移交给综合部档案管理员

保管，并保存复印件。合同执行完毕后，相关签证单将移交给

财务部保存。重要资料由综合部档案室直接归档保管。公司签

订的经济合同原则上应保留两份原件，财务处和综合部各保存

一份。特殊情况只有一份原件时，由财务部保存原件，综合部

保存复印件（售楼合同除外）。

8、各部门向综合部档案室移交档案时，应同时移交相关

文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一

些重要资料复印件等由各部门自行保管。各子公司及事业部负

责本单位的档案管理，属机密级以上档案应在事件办理完毕后

2个工作日内移交到综合部档案室统一保管，本单位可视情况

保留复印件。

9、各部门负责立卷和归档形成的文件材料。综合部档案

管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，并且每

年对二级档案管理进行一次检查验收。各部门向综合部档案室

移交档案时，要严格履行移交手续。资料管理员应保持相对稳

定，人员变动应及时通知综合部档案室，因工作变动或因故离

职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，才能离职。

第七条规定了公司工作活动、具有查考利用价值的各种门

类和各种载体档案均属归档范围。归档范围包括部门以上的各

种计划、方案、规划、各种重大决议、总结、报告、各种重要

通知、通报、及各种公文、会议纪要、各种工程图纸、签证单、

联络函、设计变更通知书等工程资料、各类工程检测、鉴定报

告、各种协议书、合同书、各种技术资料、和各种设备档案及

说明书、公司年初财务预算报告及年终财务报告、各种财会报

表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料、公司各种审计

报告、资产评估报告、公司各种管理规章制度和人事档案、公

司各种注册、登记证件、政府批文、各种法律证照、公证文件、

公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档、公司的重

大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动、

及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信

息资料、公司发展大事记、和公司总经理亲自起草或修改的重

要文稿。

第四章档案的归档与立卷

根据国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件以及上