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酒店例会管理制度

第一章总则

为规范酒店内部例会的管理，提高会议效率，促进信息沟通与决策执行，确保各项工作的顺利开展，特制定本制度。例会是酒店日常管理的重要组成部分，其有效组织与管理对于提升酒店服务质量、增强团队凝聚力具有重要意义。

第二章目标与适用范围

2.1目标

1.规范酒店内部例会的召开、记录和反馈流程。

2.提高会议的效率和效果，避免不必要的时间浪费。

3.加强各部门之间的沟通与协作，促进信息共享。

4.通过定期评估和反馈，持续改进会议管理流程。

2.2适用范围

本制度适用于酒店各部门的例会管理，包括但不限于：

1.每周例会

2.月度总结会议

3.专题工作会议

第三章会议管理规范

3.1会议的组织与召集

1.会议由各部门负责人负责组织，按需召集。

2.会议议题需提前确定，并在会议前至少三天通知参会人员。

3.会议通知应包括会议时间、地点、议题及参会人员名单。

3.2会议的参会人员

1.各部门负责人为例会的主要参会人员。

2.需邀请其他相关部门人员时，提前与其部门负责人沟通并获得同意。

3.参会人员需提前到达会议地点，保持专注，不得随意打断他人发言。

3.3会议的议程与记录

1.会议议程应包含开场白、各项议题讨论、总结发言及结束语。

2.会议记录由指定人员负责，内容应包括会议日期、地点、参会人员、会议内容、决策事项及责任人。

3.会议记录需在会后24小时内整理完成，并由主持人审核。

第四章会议的执行流程

4.1会议前准备

1.确定会议议题，拟定会议议程。

2.发送会议通知，确保参会人员提前准备。

3.会议室应提前布置，确保设备正常运转，包括投影仪、音响等。

4.2会议进行

1.会议开始时，主持人应简要介绍会议目的及议程。

2.各议题应由相关人员进行汇报，讨论时间应控制在预定范围内。

3.会议中应鼓励参会人员积极发言，提出意见和建议。

4.3会议结束与总结

1.会议结束前，主持人应对决策事项进行总结，明确责任人及完成时限。

2.会议记录应及时整理，分发给参会人员。

3.参会人员应根据会议决策，制定相应的行动计划，并在下次会议上进行汇报。

第五章监督与评估机制

5.1会议记录的审核

1.会议记录由主持人审核，确保内容准确、完整。

2.会议记录需在会议结束后24小时内提交给酒店管理层存档。

5.2会议执行情况的反馈

1.各部门应对会议决策的执行情况进行跟踪，确保各项工作按时完成。

2.在下次例会中，参会人员应对上次会议的执行情况进行反馈，提出改进建议。

5.3会议管理的定期评估

1.酒店管理层应定期对例会的管理效果进行评估，收集各部门的意见与建议。

2.根据评估结果，适时调整会议管理制度，提升会议效率。

第六章附则

6.1制度的解释权

本制度由酒店管理层负责解释。

6.2生效日期

本制度自发布之日起生效。

6.3未来修订流程

若需对本制度进行修订，需由酒店管理层提出，并在全体员工会议上进行讨论，通过后方可生效。

总结

通过以上制度的制定与实施，酒店内部例会的管理将更加规范与高效。各部门在例会中的沟通与协作将得到有效提升，决策执行的效率也将有所改善。希望各部门能够严格遵循本制度，确保会议的顺利进行，为酒店的运营与管理提供有力支持。