以物料编码为例讲解编码原则.pdfVIP

以物料的编码为主线讲解编码的原则，但所讲编码原则同样适用于系统的客户编码、

供应商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种类别编码和其他需要

编码的任何项目等。

一、物料编码的意义

物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他

有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编

码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格

外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而

藉着物料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。物

料编码之功能如下：

（1）增强物料资料的正确性

物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码

可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致

于发生。

（2）提高物料管理的工作效率

物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提

高。

（3）利于电脑的管理

物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物

料管理之效果。

（4）降低物料库存、降低成本

物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效

率，因此可减轻资金的积压，降低成本。

（5）防止物料舞弊事件之发生

物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之发

生。

（6）便于物料之领用

库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的

发料都十分方便。

二、物料编码的原则

物料编码必须合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必须具备下列基本原则：

简单性

分类展开性

完整性

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单一性

一贯性

可伸缩性

组织性

适应电脑管理

充足性

易记性

（1）简单性

编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编

码之目的。因切此物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅

读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。

注：在物料编码中不允许有汉字和占用双字节的字符；

在物料编码中不允许用空格来表示间隔，可用-(横杠)来表示；

物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不

方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分，这种分类展开也称为多级分

类。

（2）分类展开性

物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进位，则每段最

多只能由十个细分的项目，如果采用英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项

目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至

九个较佳。

（3）完整性

在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物料编码才能完整。若有些物

料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。

新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予

新的物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码

的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码，即应请采

购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。

（4）单一性

物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物

料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只

要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编

码，举例，如某布料要经过胚布成型、印染、漂洗三道工序才能完成，如果该物料的

三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即胚布成型后立即进行印染，紧接着

进行漂洗，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工

序不在同一个车间完成，其顺序是胚布、入库、领料、印染、入库、领料、漂洗、入

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库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。例：

3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。

（5）一贯性

物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不

能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必须要分段或分级进行。

（6）伸缩性