档案规范管理制度.docxVIP

档案规范管理制度

第一章总则

为了加强组织内档案的规范管理，确保档案的安全性和有效利用，依据国家法律法规及组织内部相关规定，特制定本档案管理制度。组织档案是记录组织活动、员工信息、项目进展的重要依据，合理管理档案有助于提高工作效率、保障信息安全、促进组织发展。

第二章目标

本制度的主要目标是：

1.规范档案的收集、整理和保管流程，确保档案信息的准确性和完整性。

2.提高档案管理的科学化和现代化水平，推动数字化档案管理系统的建设。

3.加强档案查阅和借用的管理，保障档案信息的安全性和保密性。

4.确保档案管理符合国家法律法规及行业标准。

第三章适用范围

本制度适用于组织内所有档案的管理，包括但不限于：

1.人事档案

2.财务档案

3.项目档案

4.业务往来档案

5.其他相关档案

第四章法规依据

本制度依据下列法规和政策制定：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《国家档案局关于进一步加强档案管理工作的意见》

3.其他相关法律法规及组织内部规定

第五章档案工作任务

1.档案的收集与整理

各部门应在日常工作中，定期收集与其相关的档案材料，并按照规定格式整理归档。档案材料包括但不限于文件、报表、合同、会议记录等。

2.档案的保管

档案的保管工作由指定的档案管理人员负责，必须采取防火、防潮、防盗等措施，确保档案的安全性和完整性。

3.档案的查阅与借用

档案的查阅和借用须经过档案管理人员的批准，并按照规范的流程进行登记与管理，确保档案信息的安全性和保密性。

第六章档案的收集和归档

1.档案材料的收集

各部门应在每个工作周期结束时，收集相关的档案材料，确保材料的来源合法、信息准确。所收集的材料应包括：

-员工登记表

-个人简历

-考核材料

-证书复印件

-奖惩材料

-劳动合同

-其他可供参考的材料

2.归档要求

归档材料必须字迹工整、内容完整，且由档案管理人员对不符合要求的材料进行纠正和完善。归档后，档案须按照类别和时间进行编号，便于日后查找。

第七章档案的保管

1.保管责任

档案由专人负责保管，档案存放地点应为专用档案室。档案室应符合防火、防盗、防潮的要求，并定期进行安全检查。

2.档案管理

档案应逐一编号登记，每年检查核对，确保档案的完整性和安全性。交接档案时需填写清单，并由双方签字确认。

第八章档案的查阅和借用

1.查阅流程

员工或外单位人员需查阅档案时，应向档案管理人员提出申请，并填写查阅登记表。档案管理人员在审核通过后，方可提供查阅。

2.借用规定

档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经部门主管和档案管理人员的批准。借用期间，借用人应妥善保存档案，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。

第九章档案的转递

1.转递要求

档案转递工作需认真负责，人员内部调动时档案随人转递。档案管理人员负责密封转递档案，禁止个人携带。

2.转递流程

转递的档案需填写转递通知单，并通过机要途径转递。对转进的档案应及时核对无误，并办理通知单回执。

第十章监督机制

1.监督责任

组织内设立档案管理监督小组，负责对档案管理工作的监督和评估。监督小组应定期对各部门的档案管理工作进行检查，确保制度的有效落实。

2.评估机制

每年对档案管理工作进行总结评估，收集各部门的反馈意见，及时发现问题并提出改进措施，确保档案管理工作的持续改进。

第十一章附则

1.解释权

本制度由档案管理部门解释，档案管理部门有权对本制度进行修订和完善。

2.生效日期

本制度自颁布之日起实施，所有部门均应遵守。

3.修订流程

本制度的修订应由档案管理部门提出，经过组织内部讨论和审批后方可生效。

以上是档案规范管理制度的详细内容，旨在确保组织内档案的规范管理与有效利用，为组织的发展提供有力支持。