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技术图纸档案管理制度

第一章总则

为加强技术图纸档案的管理，确保图纸信息的安全、完整和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。技术图纸档案是记录产品设计、技术要求及工程实施等重要信息的文件材料，是公司技术管理和质量控制的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有技术图纸的收集、整理、存档、查阅、借用及销毁等管理工作。涉及的技术图纸包括但不限于产品设计图纸、工程施工图纸、技术规范书、变更通知书及相关技术资料。

第三章管理规范

1.档案分类与编号

-技术图纸档案应按照类别（如：产品设计、工程施工等）进行分类，并统一编号。每一份图纸应记录其名称、类别、版本号、创建日期、审核人及相关备注信息。

2.档案收集与归档

-各部门需在项目结束后，将相关技术图纸及资料收集整理，提交至档案管理部门。归档材料必须完整、清晰，相关负责人需对其真实性和完整性负责。

3.档案保管

-技术图纸档案由专人负责保管，存放在专用档案室。档案室应具备防火、防潮、防盗设施，确保档案的安全性和完整性。每季度需组织对档案进行一次全面检查，确保无损坏或丢失现象。

4.档案查阅与借用

-员工如需查阅或借用技术图纸，须填写《技术图纸查阅申请表》，并经部门负责人批准后，方可进行。借用的图纸应在规定时间内归还，逾期未归还的，需说明原因并上报管理层。

5.档案转递

-技术图纸转递时，必须使用专用的档案袋进行密封，确保信息不被泄露。转递时需填写《技术图纸转递单》，记录转递人、接收人及相关信息，并由双方签字确认。

6.档案销毁

-对于过期或不再使用的技术图纸，需经过严格审核后进行销毁。销毁前需填写《技术图纸销毁申请表》，并由相关部门负责人批准。销毁应采取安全措施，确保信息不被泄露。

第四章操作流程

1.档案的收集与归档流程

-项目结束后，各部门将相关技术图纸提交至档案管理部门。

-档案管理人员对提交的图纸进行审核，确保格式、内容完整性。

-合格的图纸进行编号、分类并存档，录入档案管理系统。

2.档案的查阅与借用流程

-员工填写《技术图纸查阅申请表》，提交部门负责人审批。

-经批准后，档案管理人员核实身份，提供查阅或借用的图纸。

-借用者在《技术图纸借用登记表》上签字确认，借用期限需明确。

3.档案的转递流程

-需转递的技术图纸按照规定填写《技术图纸转递单》。

-档案管理人员审核后，将图纸装入专用档案袋密封转递。

-接收人需确认收到，并在转递单上签字。

4.档案的销毁流程

-各部门提出销毁申请，填写《技术图纸销毁申请表》。

-档案管理部门审核后，组织销毁并记录销毁情况。

-销毁后应保存销毁记录，以备查阅。

第五章监督机制

1.监督责任

-各部门负责人对本部门技术图纸档案管理负有监督责任，需定期检查本部门档案的整理、存放及使用情况。

-档案管理部门定期对各部门档案管理情况进行抽查，发现问题及时整改。

2.记录与反馈

-档案管理部门应建立档案管理日志，包括收集、查阅、借用、转递及销毁等情况，确保可追溯性。

-定期收集员工对档案管理工作的反馈意见，持续改进管理流程。

3.评估与改进

-每年度对技术图纸档案管理制度进行评估，总结经验，找出不足之处，并提出改进方案。

-评估结果需形成书面报告，提交管理层审核。

第六章附则

1.解释权

-本制度由档案管理部门负责解释。

2.生效日期

-本制度自发布之日起生效。

3.修订流程

总结

本技术图纸档案管理制度的制定，旨在确保公司技术图纸信息的安全与有效利用，提升档案管理的规范性与科学性。通过明确的管理规范、操作流程及监督机制，可以有效维护技术图纸的完整性，并为公司技术管理提供强有力的支持。希望全体员工共同遵守，确保制度的落实与执行。