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东莞市嘉昌胶粘制品有限公司

类别

文件控制程序

文件编号

QP-01

版次

A/0

二阶文件

文件性质

■控制□非控制

页次

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东莞市嘉昌胶粘制品有限公司

类别

文件控制程序

文件编号

QP-01

版次

A/0

二阶文件

文件性质

■控制□非控制

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编制：谭姜

审批：杨建刚

生效日期：2015-06-01

1.0目的：确保本厂所属部门使用的文件能迅速且正确的流通,且各相关部门能适时获得适当且有效的文件版本。

2。0范围:本程序适用于与本厂内部质量管理有关的各类文件资料（包括采用任何形式或类型的媒体的质量手册、程序文件、操作规程、管理制度、表单及外来文件资料等）的管理。

3.0职责：见4。1

４.０名词定义：

4．１受控文件:依ＩSO900１:２0０8的质量体系要求所建立的三阶文件系统，且经过权责人员的核准及作废时必须收回之文件。其内容见下表:

序号

文件类别/文件名称

文件编号

制订者

审批

获得途径

１

一阶文件

质量手册

见５.1

管理代表

厂长

办公室

２

二阶文件

程序文件

部门主管

厂长

3

三阶文件

作业文件等

部门主管

厂长

4。2四阶文件:表单和记录。

４。3外来文件：各项与产品及质量管理体系有关的行业、国家、国际标准及客户提供的书面技术文件、图纸。

4．4作废文件:凡文件有新版发行时，各部门应将旧版文件缴回办公室,并在文件上加盖红色＂作废”章。

4.5参考文件：供本厂内部教育培训或外部参考用。

４。6电脑媒体资料:凡存于电脑网络上或拷贝于磁盘、光碟上的文件资料。

5.0工作程序:

5．1编码原则:

５．１。１一、二、三阶文件编码原则：

□□—□□

序号

文件类别代号

文件类别代号:QM表示质量手册、ＱP表示程序文件、WＩ表示作业文件。

５．2文件版次（即版本和修改次数)的修订:

５。2.1版次以「N.n」表示,N（1-99）代表版本,n(0-——5)代表修改次数。

5。２.2第一次正式发行的版次为1.0版,以后文件有修订时,修改次数每次递增1，如１。1、1。２……以此类推。

５.2。3当文件修订5次后,则应修订版本(每次递增1）,即1．5版次文件经修订后,其版次变更为2。0……以此类推。

5.2。４四阶文件记录不作编码管制,原稿(即表单）存于办公室，各部门需要时由办公室用原稿复印后发放,更改时由办公室负责将原稿及复印件或印刷件一同更新，具体按《记录控制程序》执行．

５.3受控文件的制订、修订、废止

５。3。1制订：各部门视业务及组织任务需要拟定所需的文件后，交由部门主管审查、管理代表／厂长核准颁布发行。

5.3。2修订:文件若不合现状,需修订、增订者由申请单位填写《文件申请单》,说明修订原因,交原制订单位讨论修改,修改完成的审查、核准、颁布发行程序同文件制订程序.

5．３.３废止

5.3.3。1文件废止的申请、审查、核准、颁布程序同文件修订程序。

5.3。3．2废止后原文件编号列管，避免重复使用。

5。3。３。３废止文件原件保存期限为三年。

5.4受控文件的分发

5。４．１文件由办公室负责编号,交相关单位审查核准。

５.4。2各部门应指定专人与办公室沟通.

办公室按管理代表指定范围复制适当份数,加盖红色“受控文件”后发行，并请收文单位在《文件分发及回收记录表》上签收.

5。４。4受控文件加盖红色“受控文件”，外来文件盖红色“外来文件”章（无需加盖“受控文件”章)。

5。4。5受控文件及外来文件须登录于《文件汇总表》。

5．5受控文件的收回

5．5。1修订及废止时,办公室在回收旧版文件时,应注意数量及内容完整性,并记录于《文件分发及回收记录表》上。

5。5。2文件的回收完成后,办公室应更新《文件汇总表》。

５．６受控文件的保存和销毁

5。6。１受控文件的原件保存于办公室。

5.6。2受控文件及外来文件的接收和使用部门承担保管好文件的责任，保持文件的齐全、清洁和统一。

５。6。3办公室每年定期发行《文件汇总表》给各部门，以检查文件保管状况并作相应改善措拖。

５.６.4文件修订和废止时，旧版文件由办公室统一销毁。

５。６。5因资料积累而保存的旧版文件,应加盖红色”作废章，且与其它文件隔离放置。（作废文件保存期为三年）

5.6。6本厂文件所指的保存期限均指最短保存期限，实际保存期限可根据指示或某种考虑无限期延长。

５．７受