秘书理论与实务第二章第二节项目九介绍信的使用.pptx

秘书理论与实务第二章第二节项目九介绍信的使用主讲人：李航天

项目九介绍信的使用

（一）秘书的来由介绍信是在对外联系和商洽工作等公务活动中，用以证明单位职工身份及有关事项的专用信件。一、介绍信的概念

（一）秘书的来由介绍信一般包括标题、称谓、被介绍者简况、事由、署名、日期和有效期等内容。不同形式的介绍信，其内容与写法也略有差异。介绍信一般使用统一印制的介绍信文本，使用时必须按照介绍信文本逐项填写。二、介绍信的内容与结构

（一）秘书的来由介绍信由存根联、正式联和间缝构成。（一）存根联存根部分的第一行正中写有“介绍信”三个字，字体要大，紧接“介绍信”的字后，用括号注明“存根”两个字。第二行，在“介绍信”右下方写有“×字号”字样，这是介绍信的码编号。正文要另起一行写介绍信的内容，具体由以下几项构成：被介绍对象的姓名、人数及相关的身份内容介绍，前往何处何单位，具体办理什么事情，有什么要求等。结尾只注明成文日期即可，不必署名，因为存根仅供本单位在必要时查考备用。三、介绍信的结构

（一）秘书的来由（二）正式联第一行正中写有“介绍信”字样，字体较大；第二行在右下方有“××字××号”字样，内容依照存根联填写。三、介绍信的结构

（一）秘书的来由（三）间缝存根部分与正式联的正文部分之间有一条虚线，虚线上标有“×字号”字样，这里可依照存根第二行的“×字号”的内容填写，要求数字大写，如“叁拾肆号”，字体也要大一些，便于从虚线处截开后，字迹在存根联和正文联各占一半。同时，应在虚线正中加盖公章。三、介绍信的结构

（一）秘书的来由1.介绍信与用印紧密相连，应指定专人负责管理。一般而言，介绍信由印章管理人员负责管理。2.介绍信的保管应同印章保管一样，牢固加锁，随用随开，用毕锁好，以防被盗、丢失。3.介绍信要按编号顺序使用。四、介绍信的管理

（一）秘书的来由4.介绍信最好使用存根。管理介绍信的人员在使用介绍信时，要在存根上加以记载，涉及重要事项的要请批准人在介绍信存根上签字。属于口头批准的，要在存根上记下批准人姓名，有批条的要将批条贴在存根上。5.开出后未用的介绍信，管理人员应及时催回，贴在存根上。6.介绍信持有者如将介绍信丢失，应及时报告单位或部门负责人，并告知介绍信管理人员，涉及重要事项的还应通知前往办事的单位，以防冒名顶替。四、介绍信的管理

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