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联席会议制度方案

一、方案目标与范围

1.1目标

本方案旨在通过建立科学合理的联席会议制度，提高组织内部沟通效率，确保各部门之间信息共享与协作，增强决策的科学性与执行力，最终促进组织的可持续发展。

1.2范围

本方案适用于组织内部所有部门，涵盖定期会议、临时会议、会议记录、会议决策执行等各个方面。所有参与会议的员工均需遵守本方案的规定。

二、组织现状与需求分析

2.1现状分析

当前，组织内部门间沟通较为频繁，但由于缺乏系统的会议管理，导致以下问题：

-会议信息不透明，部分员工对会议内容不了解。

-会议记录不完整，导致决策执行效果差。

-会议频次过高，影响员工工作效率。

2.2需求分析

为了解决上述问题，需要建立一个高效的联席会议制度：

-确保各部门参加会议时能有效沟通，信息共享。

-形成系统的会议记录与决策执行跟踪机制。

-规范会议的召开频率与内容，减少不必要的会议。

三、联席会议制度实施步骤

3.1会议类型与频率

3.1.1定期会议

-部门联席会：每月第一周的周三召开，时长90分钟，负责各部门间的工作协调与信息共享。

-管理层例会：每季度召开一次，时长120分钟，讨论战略规划与重大决策。

3.1.2临时会议

-根据需要，由相关部门提出申请，至少提前3个工作日通知参与人员，时长不超过60分钟。

3.2会议通知

-会议通知由负责部门提前3个工作日发送至所有参与人员，通知内容包括会议时间、地点、议程及需准备的材料。

3.3会议记录

-每次会议需指定专人负责记录会议内容，会议记录应包括出席人员、会议议题、讨论结果及后续行动项。

-会议记录在会议结束后24小时内发送至所有参与人员，并存档备查。

3.4决策执行跟踪

-会议中产生的行动项需明确责任人和完成时限，由责任人在下次会议上汇报进展。

-设立专项小组负责跟踪和反馈决策执行情况，确保落实到位。

3.5会议评估

-每次定期会议后，参与人员需填写会议评估表，评价会议的有效性、效率及改进建议。

四、操作指南

4.1参会人员

-各部门负责人及相关人员应按时参加会议，未能参会需提前请假并说明原因。

4.2会议纪律

-参会人员需遵守会议时间，保持手机静音，不得随意离场。

-参会时需尊重他人发言，禁止打断他人。

4.3会议材料准备

-每位参会人员需提前准备好与会议议题相关的材料，并在会议开始前提交给会议记录员。

五、方案可执行性与可持续性

5.1成本效益分析

-通过规范会议制度，预计可减少每月会议时间15%，为组织节省约200小时人力资源。

-通过提高决策效率，预计可提升项目完成率10%，每年可为组织创造额外收益约50万元。

5.2方案持续改进

-每半年对联席会议制度进行一次评估，收集反馈意见，及时调整和完善制度内容。

-建立联席会议制度的宣传与培训机制，确保所有员工了解并遵循该制度。

六、结论

本联席会议制度方案通过明确会议类型、频率、流程与责任，旨在提高组织内部沟通效率，确保决策的科学性与可执行性。方案实施后，组织将能在信息共享与协作中实现更高的工作效率，为实现长远发展奠定基础。

本方案自2023年11月1日起生效，具体执行细则由人事行政部负责解释与实施。