秘书理论与实务-1728975243026.pptx

秘书理论与实务

主讲人：李航天

第三章秘书的会务工作

学习目标

重、难点

教学内容

第二节

会中服务

项目一

会议接站与报到

会议接站是会议报到工作的第一步。一般而言，只有跨地区的会议接待才有接站工作。

专门成立相应的接站小组，由专人负责，形成统一的指挥调度系统，并完成好接站信息、车辆、人员分工、提供详细路线图的工作。

手提式扩音器、工作证、胸卡、接站条幅、接站牌等接站标识物品，急救电话号码表（应包含航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码）

接站要求

主动到车站、码头、机场迎接。一般要在航班、火车、轮船到达前15分钟赶到

服饰要整齐、大方，体现出主办方的形象与风貌，不可过于随意

核实与会人员身份，指引或带领与会人员上车先休息

做些力所能及的事，如主动搬运行李等

欢迎与会人员并帮助他们进行报到是会议组织者热情待客的重要表现。

秘书点名。由秘书在预先拟好报到册上点名，做记号。会议报到册应包括序号、姓名、工作单位、职务、备注等栏目。

本人签到。由与会人员本人签名报到，签名应用签字笔。这适用于邀请性会议。

凭证件报到。与会人员凭会议通知报到，换取出席证或代表证报到，然后进场。这适合大中型会议。

电子签到。与会人员持磁卡出席证，在进入会场时插入专用机签到，与此相连的电脑在签到结束后能立即统计出出席人数和缺席人数，这种方法适用于与会人数较多的大中型会议。