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项目监理部资料管理制度
第一章总则
为确保项目监理部在项目实施过程中资料的规范管理,提高资料的收集、整理、存档、查阅、使用的效率,保障资料的安全性和有效性,根据国家相关法律法规及行业标准,结合本单位实际情况,特制定本资料管理制度。
第一条目的
本制度旨在明确项目监理部资料管理的基本原则、流程和职责,确保项目资料的完整性、真实性、有效性和可追溯性,为项目决策、执行和评估提供可靠依据。
第二条适用范围
本制度适用于项目监理部在项目监理过程中所产生的所有资料,包括但不限于合同文件、项目计划、会议记录、监理日志、质量检查记录、变更通知、验收报告等。
第三条法律依据
本制度依据《中华人民共和国合同法》、《建筑法》、《工程监理规定》、《档案法》等国家法律法规制定。
第二章资料管理规范
第四条资料分类
项目监理部的资料应按以下分类进行管理:
1.合同资料:包括合同文本及其附件、补充协议、变更协议等。
2.计划资料:包括项目实施计划、进度计划、资源计划等。
3.会议资料:包括会议通知、会议纪要、决议等。
4.监理日志:包括每日监理日志、质量检查记录、施工日志等。
5.验收资料:包括验收申请、验收报告、验收意见等。
第五条资料收集与整理
1.资料收集:各监理人员在项目实施过程中,应及时收集与本职工作相关的资料,确保资料的完整性和及时性。
2.资料整理:收集到的资料应按照类别、时间进行整理,确保资料条理清晰,便于查阅。
第六条资料存档
1.存档要求:所有资料应在项目完成后进行整理,按照分类进行归档,确保资料的完整性和可追溯性。
2.存档方式:资料可采用纸质档案和电子档案两种方式存档。纸质档案需存入专用档案柜,电子档案须上传至专用档案管理系统。
3.存档期限:项目资料的存档期限应符合国家法规及行业标准,一般为项目完成后保存5年,特殊情况可延长。
第三章资料使用与查阅
第七条资料使用
2.使用记录:使用资料的人员应填写资料使用登记表,记录使用时间、使用目的及归还情况。
第八条资料查阅
1.查阅申请:需查阅资料的人员应提前向资料管理员提出书面申请,说明查阅目的及时间。
2.查阅规定:查阅资料时应遵循保密制度,严禁对资料进行涂改、圈划、拆换。查阅后应及时归还,并填写查阅登记表。
第四章资料的保管与安全
第九条资料保管
1.保管责任:资料管理员负责资料的保管与管理,确保资料的安全和完整。
2.保管措施:纸质资料应存放在专用档案柜内,并采取防火、防潮、防盗等安全措施。电子资料应定期备份,确保数据安全。
第十条安全管理
1.权限控制:资料管理系统应设置权限管理,确保只有授权人员才能访问重要资料。
2.定期检查:定期对存放资料的环境进行检查,确保资料存放环境符合要求,防止损坏。
第五章监督机制
第十一条监督责任
项目监理部应设立专门的监督小组,负责对资料管理制度的执行情况进行监督检查,确保制度的有效落实。
第十二条监督内容
监督小组应定期检查资料的收集、整理、存档、使用、查阅等情况,发现问题及时整改,并向部门负责人反馈。
第十三条评估机制
1.评估周期:每年对资料管理制度的执行情况进行一次全面评估。
2.评估内容:评估内容包括资料管理的规范性、资料的完整性、资料的安全性以及制度的适用性等。
第六章附则
第十四条制度解释
本制度由项目监理部负责解释,未尽事宜由项目监理部另行制定相关实施细则。
第十五条生效日期
本制度自发布之日起实施,所有项目监理人员应遵守执行。
第十六条修订流程
如需修订本制度,须由项目监理部提出修订方案,经部门负责人审核后报公司管理层审批。
以上是项目监理部资料管理制度的完整内容,旨在为项目监理部提供一套科学、合理、可操作的资料管理机制,确保项目在实施过程中资料的规范管理,为项目的成功实施提供保障。
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